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物业管理公司档案管理制度6 物业管理公司档案管理制度6提要：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同 物业管理公司档案管理制度6 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一节档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 第二节档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类： 1、行政类 2、财务类 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。 三、档案编号以”一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。 第三节机要档案 一、机要档案按其内容分为”绝密”、”机密”、”秘密”三级。其中： 二、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。 机密档案包括： 1、财务资料； 2、公司重要会议纪要； 3、公司经营情况； 4、人事档案、薪资性档案、劳动合同； 5、技术资料； 6、金额在10万-100万元的合同。 秘密档案包括： 1、重要项目资料； 2、项目合同协议。 第四节档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 第五节保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理： 一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。 三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 第六节保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由总经办指派专人保管。 第七节档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。 三、合同协议应在签订之日移交总经办。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。 六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。 七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 第八节档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准 物业管理公司档案管理制度6提要：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同 人核准后方可调阅。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。 三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。 四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。 五、《档案调阅申请单》