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物业管理公司档案管理标准作业规程(五) 物业管理公司档案管理标准作业规程提要：管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录 自合同范文 物业管理公司档案管理标准作业规程 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 适用范围 适用于物业管理公司各类档案的管理。 职责 总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 行政部主管监督档案管理的实施工作。 档案管理员负责档案的日常管理工作。 程序要点 档案的编号。 公司编号为：cSHy 部门编号： a)行政部编号为：XZ b)人力资源部编号为：RL b)财务部编号为：cw； c)管理部编号为：GL； d)工程维修部编号为：Gc； e)市场拓展部编号为：Sc f)品质督察部编号为：PZ； 年份编号：引用年份序号2000、2001、2002…… 档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003…… 档案的分类。 区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类。 a)业主档案，包括： --经业主签署后的《业主公约》； --经业主签署后的《消防安全责任书》； --《业主家庭情况登记表》； --《钥匙领用登记表》； --《业主证领用登记表》； --《业主入住验房表》； --《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料； --《违章处理通知单》及处理结果资料； --业主的有关证件复印件； --业主产权确认登记（产权证书）； --其他应保存的业主资料。 b)工程档案，包括： --物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）； --综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图； 建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）； --施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。 --其他应保存的工程资料。 c)设备档案，包括： --设备台账； --设备出厂合格证； --设备使用说明书（要求中文）； --设备安装、调试报告； --保修卡、保修协议； --设备运行记录； --设备维修、保养记录； --设备更新改造记录； --设备管理制度； d)物业管理运作档案，包括： --公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）； --管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。 e)来往文书档案，包括：，管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。 f)合同档案 物业管理公司档案管理标准作业规程提要：管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录 自合同范文 ，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等。 g)员工人事档案，包括：员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。 h)财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及账册；审计报表及账册等记录。 全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。 立卷与编制目录。 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。 a)根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸。 b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： --物业管理有限公司员工人事档案：cSHy-RL-员工档案； --物业管理有限公司财务部报表：cSHy-cw-报表； c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（