员工档案管理标准.docVIP

员工档案管理标准 1 　范围 本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。 本标准适用于公司人事档案管理工作。 2　引用标准 《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国保密性》 《干部档案工作条例》 3　管理职能 3.1 人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专人负责。 3.2职责 3.2.1总经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国 家有关人事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪律。 3.2.2人力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管；办理人事档案的查阅、借用和传递；做好人事档案管理的安全工作。 3.3　权限 3.3.1　总经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考核人事档案管理工作。 3.3.2　人力资源部有权按员工管理权限管理全公司人事档案，有权了解档案具体工作和存在的问题，提出任务要求。 3.3.3 人事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行借用、查阅人事档案。 4　管理内容及要求 4.1　档案管理 4.1.1　人事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。 4.1.2　任何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。 4.1.3　管档范围 4.1.3.1　本公司一般干部档案。 4.1.3.2　本公司工人（包括退休，去世和劳动合同制工人）的档案。 4.1.3.3　流动人员的档案。 4.1.4　登记与检查 4.1.4.1　所保管的人事档案，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方便、提供迅速。 4.1.4.2　定期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存档的材料及时清理。 4.1.5　保护 4.1.5.1　人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。 4.1.5.2　档案要存放于铁制保险柜中 。 4.1.5.3　档案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火 、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。 4.2　档案的利用 4.2.1 　利用范围 4.2.1.1　凡涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档案。 4.2.1.2　凡因编写党史、人物传记、地方志、 史志要了解当事人的经历和社会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可提供档案中履历和自传部分。 4.2.1.3　公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，可提供有关部分。 4.2.1.4　其它特殊情况。 4.2.2　对子女及其它亲属的政审不能直接用档案。 4.2.3　利用方式 4.2.3.1　查阅 4.2.3.1.1　查阅人事档案，应由二人进行。 4.2.3.1.2　人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材料。 4.2.3.1.3　上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门予以提供。 4.2.3.1.4　查阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它地点。 4.2.3.2　借阅 4.2.3.2.1　人事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人事部门负责人批准，填写“档案借阅单”后方能借阅。 4.2.3.2.2　上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门予以提供。 4.2.3.2.3　借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。 4.2.4　人事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。 4.2.5　档案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后方可归档。 4.2.6　对利用档案人员的要求 4.2.6.1　利用者必须是中共党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。 4.2.6.2　利用者不能查阅本人及其亲属的档案。 4.2.6.3　利用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、 画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论 和摘抄，复制档案内容。 4.2.6.4　借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。 4.3　调查证明材料 4.3.1　外单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部门的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，人事部门根据调查证明内容提供文字材料。 4.3.2调查证明材料的信、函不能直接利用档案。 4.3.3　人事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不负责提供其他证明材料，如确属特殊情况，可引述