物业部档案管理标准作业程序.doc

物业部档案管理标准作业程序 物业部档案管理标准作业程序提要：行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料 物业部档案管理标准作业程序 一、目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适用于物业部各类档案的管理。 三、职责 1、总经理审批档案的借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理的实施工作。 3、档案管理员负责档案的日常管理工作。 四、程序要点 1、档案的编号 公司、物业部编号： ①物业部编号为：w·y（英文缩写）。 部门编号： ①行政人事部编号为：X·Z； ②财务部编号为：c·w； ③服务处编号为：F·w； ④机电处编号为：j·D； ⑤安全处编号为：A·Q； 年份编号：引用年份序号-2000、2001、2002……。 档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003……。 档案编号举例： ①物业部编号： ※※※-※※-※※※-※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 ②物业部编号： ※※※-※※-※※※-※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案的分类 区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类： ①行政、人事类； ②财务类； ③公共事务类； ④保洁类； ⑤园林绿化类； ⑥机电维修类； ⑦经营类； ⑧品质类。 全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构--问题分类法，如： 收文类 发文类 合同类 ①　行政人事部 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 ②　财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 ③　公共事务部员工档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类 …… 3、立卷与编制目录 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： ①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸； ②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： --物业行政部、人事部收文：※※※-X·Z-收文； --物业财务部报表：※※※-c·w-报表； --物业部服务处业主档案： ※※※-※※※-F·w-业主档案。 ③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3cm位置处，并排列在档案柜中； ④将需归档的 物业部档案管理标准作业程序提要：行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料 资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。 编制目录： ①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》； ②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。 4、档案的保管期限 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。 5、档案的保管 档案保管的工作任务是： ①便于查阅； ②保证档案的安全； ③防止档案的损坏； ④采取修复技术，延长档案寿命。 档案保管的责任部门： ①财务部保管财务档案； ②行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料； ③品质部保管ISo9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案； ④经营部保管分供方评审、物业租凭和多种经营资料； ⑤物业部服