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风险管理部启动全公司档案检查动员讲话稿 风险管理部启动全公司档案检查动员讲话稿提要：加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案信息网络和数据库建设，保证为领导提供决策信息 源自房地产资料 风险管理部启动全公司档案检查动员讲话稿 各位领导、同事们： 下午好！ 根据总经理的批示，风险管理部即将开始对各部门的档案管理情况进行全面检查，在此，利用大约一个小时时间和大家共同学习档案管理基础知识和基本要求，希望通过此次检查和学习能够引起各部门对档案管理工作的高度重视，并积极配合本次检查。 借用一位企业高管的话：一个公司的管理水平取决于这个公司的档案管理水平。档案是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，档案不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验和教训，是企业重要的知识资源。 每个部门有一项共同的质量目标，就是知识成果转化率。这几年来，公司在管理层的领导下，在项目发展、营销策划、工程管理、财务管理等许多方面都取得了显着的成绩，但是从前几次质量目标达成情况看，各部门的前期工作成绩几乎都没有以文字总结的形式转化为可以指导后续业务的知识成果。 而且，档案管理是质量管理体系的基础，我们在历次质量管理体系内审中发现，公司的业务基本上都在按照流程文件的规定有序开展，但是我们执行流程文件所形成的记录和文件却未能得到充分的重视和妥善的保管。比如，我们在检查个别部门的质量记录时，发现XXX城的部分质量记录已经无处可寻。 档案还具备教育功能，房地产行业人才流动性很强，我们也每年都会进行校招和社招，这些新员工进来我们不可能手把手对他们进行单独培训，那么部门形成的业务档案就对他快速熟悉部门业务有很大的帮助。 从法律层面上讲，无论诉讼还是仲裁，都是“以法律为依据，以事实为准绳。”庭审现场的所谓事实，并不全是反映事物本原的客观事实，而是当事人和律师用证据链条回放的法律事实。如果证据不充分或者证明力不够强，客观上占据天道公理的一方，可能在法庭上处于完全劣势的地位。法律证据来自于企业日积月累、点点滴滴形成的档案资料，因此健全完整的档案体系和运行有效的档案管理，对于公司的诉讼维权，有至关重要的影响。 以企业劳动人事档案为例，如果劳动人事档案缺失或不规范，企业在劳动争议案件的仲裁或诉讼中，就可能因举证不能而处于每案必败的尴尬境地。随着2017年《劳动合同法》、《劳动争议调解仲裁法》两大倾向于保护劳动者的法律实施，企业疲于被动应诉的劳动争议案件数也随之呈现出大跨度、井喷式的增加。这里固然有劳动争议案件在仲裁阶段不收费、法院诉讼阶段仅收10元的低廉案件授理费的法律规定，降低了劳动者状告企业的门槛，但企业劳动人事档案的缺失或不规范，使得企业在“举证责任倒置”诉讼证据规则的约束下，因举证不能，纷纷导致败诉。例如：在确认某劳动者在企业工作年限的诉讼中，由于企业将劳动者当年自己填写的参加工作时间等个人信息的原始档案遗失，尽管企业明知该劳动者夸大了其在企业的工作年限，但法院最终还是按照劳动者提出的在企业的工作年限予以判决，并判决向劳动者支付巨额的经济补偿金。再如因辞退、除名、解除劳动合同及工资报酬、保险、福利待遇给付等过程中档案资料的缺失或不完善，也常常使企业难逃败诉的命运。并且更为严重的是，一旦有一件案件败诉，类似的群体性案件会急剧上升，少则几人到几十人。多则成百上千，将这种劳动争议案件演变为影响社会稳定的政治事件，可能会将一个企业置于死地。 不管是什么合同，第一项都是签约主体，主体名称是否准确、是否具备作为合同一方的资格是合同成立的前提。如果涉及诉讼，法庭审核的第一项证据就是当事人是否适格的证据，也就是各类资格、资质证书。如果合同一方明知或者未发现对方不具备合法有效的资质而与之签约，则受损害方的维权主张无法得到法院的完全支持。 人事变动要及时更新档案，以免造成不必要的麻烦。例如这次物业公司起诉业主欠缴物业费的案件，律师在收集证据过程中发现物业公司营业执照上的法定代表人仍是被辞退的前任总经理，在向法院提交资质时相当尴尬。 以公司名义签署的合同、协议，发布的文件、通知等档案文件要进行归口管理，如果对方拿着我公司签署的文件要求我方进行核实，而我方原件无处可寻，公司会多么丢脸。试想，如果对方知道我方原件缺失，他很可能撰改双方往来文件内容，让我方有口难辩。 业务类档案的主要作用是证明前期工作过程和工作结果，并为以后的工作提供参考，促使后续工作能够事半功倍。例如我们在可行性研究报告中调查分析了当地的房地产市场情况和客户购房偏好等，那么将来在这个地方再拿地的时候就可以借鉴参考，这样就做