案例6—1.docVIP

某公司总经理秘书职位说明书 一、基本信息 职位名称 总经理秘书 所在部门 人事行政部 目前任职者 职位等级 工作代码 工作分析员 分析时间 2008年6月 有效期 2年 二、职位目的 根据公司内部管理的有关规定以及总经理的工作安排，做好业务决策委员会的通知、记录和后勤工作，协调落实会议决议，进行总经理的日常行政事务管理，以保证公司各项决议的有效落实，为总经理创造良好的工作氛围。 三、职位位置 四、工作联系 联系对象（部门或单位） 联系主要内容 与公司总部各部门 本部、财务部 行文程序、会议沟通、协调 发展规划部 行文程序、会议沟通、协调 总部各业务部门 行文程序、会议沟通、协调 与子公司 物业、热力公司 行文程序、会议沟通、协调 与公司外部单位 市政府 收发文件、安排会晤 工商联 收发文件、安排会晤 五、职位职责 1、起草、收发总公司相关文件，报公司副总审批，并进行立卷归档。 2、召集、组织总公司的职能部门会议，与各部门协调，贯彻落实会议精神和决议。 3、召集、组织总公司的业务决策委员会，记录和进行后勤工作，与各部门协调，贯彻落实会议精神和决议。 4、进行总经理办公室的日常接待工作。 5、草拟总经理办公室的资金预算，报公司副总审批，按月编制工资报表。 6、安排总经理的日常工作和行程，为总经理服务。 六、工作特征 维度 具体界定 选择 工作时间 定时制：一个工作周期内（管理人员一般为一个月，或者更长）基本上，工作量没有太大的变化，比如出纳员。 √ 适度波动：一个工作周期内，出现以天计的工作忙闲不均的情况。比如工资发放的主管，在月末比较忙，而平时工作比较简单。 周期性：在长期的工作过程中，出现强烈的反差，比如市场人员，在投标前期工作极其紧张，但是交接工程部门以后，相对轻松。 工作负荷 轻松：工作的节奏、时限自己可以掌握，没有紧迫感。 正常：大部分时间的工作节奏、时限可以自己掌握，有时比较紧张，但持续时间不长，一般没有加班情况。 √ 满负荷：工作的节奏、时限自己无法控制，明显感到紧张，出现少量加班。 超负荷：完成每日工作须加快工作节奏，持续保持注意力的高度集中，经常感到疲劳，有经常的加班现象 出差 占总时间的 10 %（填写百分比） 七、任职资格 （一）、学历－工作经验替代表 ? 中专以下 中专、高中 大专 本科 硕士 毕业生 1年 2年 3年 4年 5年 6年 学习专业 行政管理，文秘专业 资格证书 无 （二）、专业培训 培训内容 培训方式 每年的计划时间 人力资源管理 在职培训 7天 工商管理课程 短期集中培训 15天 行政管理 短期集中培训 7天 （三）、工作技能 维度 表述 选择 外语 能力 不需要 ? 国家英语四级，能读写简单的英语文章 √ 国家英语六级，能进行简单的英语交流，看懂专业文章 ? 国家英语六级，能进行简单的英语交流，看懂专业文章 ? 公文处理 能力 熟悉一般公文写作格式，符合行文要求 ? 能抓住要点，并加以归纳整理 √ 具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅 计算机 熟练使用办公室工作软件 √ 熟练使用本专业专业软件 能针对需求编程 （四）、能力与素质 素质或能力项目 等级 1）业务能力：掌握本职位的工作所具备的专业知识和技能，能有效地发现问题并及时加以解决。 1 2 3 4 5 2）学习能力：善于读书学习，能总结经验教训，吸取他人的长处，接受新知识，注重自我提升。 1 2 3 4 5 3）创新能力：在工作中不断提出新设想、新方案，改进工作方式和方法，开拓新局面的能力。 1 2 3 4 5 4）协调能力：与人融洽相处，在人际交往中随和大度，能坚持立场，有效化解冲突。与上司、下属、客户保持友好关系的能力。 1 2 3 4 5 5）沟通能力：通过口头语言准确、简捷地表达自己的思想和感情，根据表述内容和沟通对象的特点采取适当表达方式和技巧的能力，在人际交往的情景中，能通过各种途径和线索准确地把握和理解对方的意图，抓住关键信息，作出恰当反映的能力。使别人接纳自己意见和建议的能力。 1 2 3 4 5 6）公关能力：采取恰当的方式与媒体、政府部门及公众沟通，以达到预定的目标。 1 2 3 4 5 7）适应性：能根据不同的环境和条件及时调整自己的心态和工作方法，在新的自然和人文环境下能很快胜任工作要求，采取相应的应变措施。 1 2 3 4