如何使用Word及Excel中的宏.docVIP

如何使用Word和Excel中的宏 既然你能够通过使用宏来节省时间，为什么还要在Word或者Excel中使用那些烦琐重复的操作呢？我们来告诉您如何通过自动完成相同功能来节省时间。 既然计算机被认为能够帮助节省时间，让我们的生活更加轻松，而似乎我们总是在使用电脑重复做相同的工作——可能是为邮件签名，修改一个Word文档的格式还是在电子表格对单元格进行排列。 解决的办法是让你的计算机在你输入一个命令后，就能够自动完成一系列的工作，这就需要你创建一个宏。宏能够帮助你让计算机完成你想它能够自动完成的工作，并且极大地节省你的时间。 好消息是通过使用工具，在Word和Excel以及其他一些软件中，创建宏是非常简单的。 使用自动图文集功能 任何一个使用过Word都非常熟悉在你输入文字时，软件偶尔会给出的提示，它们通常是一个词或者一个词组出现在鼠标指针的上方。这是“自动文本”功能，它是最简单而且最经常使用的一个便捷的宏，它已经存在于Office软件之中，它能够在你开始输入一个长单词或者词组的时候就进行识别，并且帮助你完成单词剩下的部分。 你所要做的只是在提示出现之后，按回车键就能够完成这个词组。很多常见的词组已经存在于“AutoText”列表中，比如“Dear Sir or Madam（亲爱的先生或女士）”或者“Best wishes（致以问候）”。如果你发现自己经常使用某些同样的词组或者文本，你可能会想添加一些自己的词组，这也非常简单。 你可以进入“插入菜单”，选择“自动图文集”，然后在子菜单中选择“自动更正”，在弹出窗口选择“自动图文集”，在输入框中输入你想要添加的文本，然后按“添加”按钮。下一次当你开始写这个词的时候，Word就会自动帮你完成它。 使用“自动更正”功能 Word还能够在你输入的时候帮助你检查拼写和语法。当程序发现某一个词它认为拼写有问题的时候，它会在这个词的下方用红色的波浪线进行标示。用绿色的波浪线将它认为有语法错误的部分标示出来。 如果Word没有使用这种方式将拼写错误标示出来，你可以在“选项”菜单中将这一功能激活。单击“工具”菜单，在下拉菜单中选择“选项”。单击“拼写和语法”对话框，选择“键入时检查拼写”选项，并且确保“隐藏文档中的拼写错误”选项没有被选中。 如果你发现Word经常发现同样的拼写错误的单词，你可以设定一个程序让系统使用“自动更正”工具来自动地修正这些单词。当Word对某个单词或者词组标上绿色下划波浪线时，右击该单词，在“自动更正”功能中输入更正的选项，以后Word就会自动帮你更正这个单词。 你还可以通过在“工具”菜单中选择“自动图文集”，再选择“自动更正”，在自动更正对话框中，在“替换”栏中输入你希望Word自动帮助你改正的不正确的单词，在“替换为”的栏目中输入正确的单词，然后按“添加”，再按“确定”按钮。 Excel也有“自动更正”的功能。你可以在“自动更正”中增加常见的错误词汇，然后设置正确的替代词汇，操作过程同上面的步骤是一样的，你可以在“工具”菜单中找到“自动更正”功能。 创建格式化宏指令 你可以在Word和Excel中创建自己的宏来设置格式。Word和Excel都有工具让你能够录制宏。换句话说，你可以通过自己的操作告诉Word和Excel你想做什么。软件将会记录下来你的操作过程，在下一次需要的时候就能够自动地完成这些任务。 为了在Word中记录一个宏，你需要打开一个能够进行示范操作的文档。进入“工具”菜单，选择“宏”，然后选择“录制新宏”。屏幕上会出现一个对话框。在“宏名”栏中输入宏的名称。在“说明”栏中填写一些说明，这样将来你就会知道这个宏的作用。 你还需要确保在下拉菜单中的“将宏保存在”选择“所有文档（Normal.dot）”，这将保证你能够在所有Word文档中使用这个宏。如果你不选择这个选项，当你想要打开一个新的Word文档的时候，你就会看到一条屏幕安全信息，你将不能够使用这个宏。 在“宏名”栏的下面你将会看到两个按钮，一个是“键盘”，另一个是“工具栏”。这让你能够为这个宏指定一个快捷键或者把它增加到工具栏中。 如果你想要为这个宏指定一个快捷键，就按“键盘”按钮，然后在弹出的对话框中，在“请按新快捷键”栏目中输入你希望用的快捷键组合--比如Ctrl+8。 你可以在需要的时候这样进行设置。如果已经有一个快捷键，下面会有文本提示你。现在点击“指定”。 你也可以创建一个工具栏按钮来代替快捷键。按“工具栏”按钮后，会出现一个对话框，在“命令”菜单中，（它可能会有诸如Normal.NewMacros.Macro10之类的冗长绕口的名字，但是不用担心），按住鼠标键，然后把图标拖动到工具栏中释放，这样就为这个宏创建了一个按钮。用鼠标右键点击它，在“名称”栏中输入新