上海市档案人员资格培训系列课程之三.pptVIP

* * 项目4 文书立卷 ◇　知识准备 ◇　工作程序 ◇　项目拓展 文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。 立卷的方法与步骤 工作程序 年度类型 自然年度，专门年度，教学年度、会计年度等 请示与批复，放在复文年； 规划放在针对的第一年； 总结、报表放在针对的最后一年； 会议文件，放在开幕年； 跨年度处理 指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来 最基本的分类 1、归档文件分类 按年度分类 一般做法 按机关内部组织机构将归档文件分类 组织机构按党、政、工、团顺序排列 综合性机构在前，专业职能部门列后 业务部门起草机关名义发文，归综合部门 联合办理文件，归主办部门 机关名义召开综合性会议文件，归综合部门 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或机关 跨部门处理 指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来 适合大、中机关 按组织机构分类 注意问题 不适合采用机构分类法时采用 类名要明确，不可交叉或包含 排列上先综合后具体，先主后次 突出单位主要工作问题 内容性质相同的文件相对集中 优 点 指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来 适合小机关 按问题分类 指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限 归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行 按保管期限分类 六个特征立卷法 一事一卷立卷法 四分四注意立卷法 适当分级立卷法 文件类型立卷法 我国最基本的组卷方法 2、文件的组合 文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是 指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。 即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。 优点：便于了解文件来源； 适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。 “六特征”组卷法 作者特征 即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。 优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。 注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。 使用最频繁的立卷特征 问题特征 即将相同名称的文件组合成一个案卷。 优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。 适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。 名称即文种 名称特征 即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。 优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。 注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。 指文件针对时间 时间特征 即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。 构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。 注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。 通讯者特征 将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。 优点：便于反映地区工作情况。 适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料。 可以是行政区域、也可以是地理区域 注意：不能和作者特征混淆。 地区特征 “一事一卷”立卷法（略） “四分四注意”立卷法（略） “适当分级”立卷法（略） “文件类型”立卷法（略） 其它组卷方法 调整 定卷 卷内 文件 排列 拟写 案卷 题名 卷内 文件 编号 3、案卷的规范化整理与编目 填写 文件 目录 填卷 内备 考表 填写 案卷 封面 装订 案卷 编制 案卷 目录 1、归档文件是否齐全完整； 2、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系； 指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。 3、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。 调整 定卷 按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。 指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。 密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。 卷内文件排列 题名结构：责任者（通讯者