永乐软件中电子文件归档操作指南课件.pptVIP

永乐软件中电子文件归档操作指南 赣榆县档案局 一、如何修改永乐软件中的保管期限表 二、如何在电子文件目录 上链接相应的电子文件 三、如何修改链接错误的电子文件 备注 1、该操作须在《永乐文档一体化》软件中进行，操作前应把归档文件的目录输入计算机，然后再添加电子文件全文。 2、文件归档后，只需要对保管期限为永久和定期为30年的目录添加电子文件全文，定期为10年的目录不需要添加。 3、添加的电子文件全文，不论是办公自动化软件中形成的，还是将纸质文件扫描后形成的，都须要将该文件重新命名与归档后目录档号一致。 例：赣档[2006]18号 关于印发《2006年全县档案教育培训计划》的通知 归档后的档号：020420060020bgs0001 其相应的电子文件应重命名为： 020420060020bgs0001 4、在归档工作结束后，应将电子目录从软件中导出，和所对应的电子文件一起刻录成光盘保存（一式三份）,各单位要在保管期限表中另给所形成的光盘一个目录号,不要归档到声像实物档案中。 5、未使用《永乐文档一体化》软件的单位，也应当将在其他软件环境中形成的电子目录（符合DB32/505-2002标准）和相应的电子文件全文（需重命名），刻录成光盘保存。 6、如果有疑问可咨询赣榆县档案局业务指导科 联系人： 陈召艳 电 话：86223