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深圳市深国际物流发展有限公司 公文管理规定及写作规范 2016年1月 1 物流发展公司公文管理规定 制定本制度的目的（第一条） 国家《党政机关公文处理工作条例》 (中办发 ﹝2012 ﹞14号) 规范公文拟写与处理行为 《党政机关公文格式》（国标GB/T 提高公文处理的效率和质量 9704 -2012 ） 统一本部及项目公司公文模式 深圳市党政机关公文处理规定》(深 办发 ﹝2012 ﹞18号)等 定义与范围（第二条） 定义 公司公文指公司在日常经营活动中，按照特定 的体式、经过一定的处理程序形成和使用的文字材料 适用范围 物流发展本部及各项目公司 各部分职责（第三条） 行政部负责公文处理过程的管理，负责文档的收领、 流转、督办、审核、发文、归档等工作。 各业务部门负责本部门公文的起草与审核；负责涉及 本部门业务公文的签批。 公文拟写与格式（第四条） 公文种类 介绍了11种文体及适用场合 构成要素 介绍了14种发文的要素、对应的格式及公司具体的要求，可根 据实际需要省略部分要素。 正文拟写  结构 ：一般由简要概述（原由、根据、背景、事项等）+主体（问题分 析、观点提炼、措施、主张等）+结束语构成。  要求：直述不曲 ，清晰 （观点明确、表述准确、条理清楚 ），规范 （字 词规范，标点正确 ，结构严谨 ），篇幅力求简短，同时注意结束语。  行文规则 行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性 ，行 文关系根据隶属关系和职权范围确定 ，上行文和下行为的规则 收文环节 公文收文（第五条） 介绍了收文工作程序及各步骤要求。行政部履行签收，业务部门的专项文件 也需向行政部备案登记 公文流转（第六条） 介绍了收文的审批程序及各环节相应部门的职责（审批环节） 公文督办（第七条） 介绍了公文督办的责任部门，督办事项登记及时限性要求 发文环节  发文审核（第八条）明确了行政部文稿的审核要求  退文处理（第九条）介绍了退文处理得情形 （2 ）不符合本办法或国家标准关于公文格式与行文要求的； （3 ）回复意见未附对方来文或未将对方来文设置为关联文档； （5 ）涉及其他部门职权范围，未与有关部门协商或征求有关部门意见；  公文签发（第十条） 介绍了公文审批、签发的程序 逐级审批通过后，由总经理或董事长签发（已体现在审批流程）  公文发文（第十一条） 行政部核准后排版制作并发出 公文归档（十二条） 由公司《档案管理办法》约定 特殊处理（十三条） OA异常时纸质办理 物流发展公司公文管理现状 公文处理的主要类别 目前物流发展本部公文处理主要以OA处理为主，纸质 文件处理为辅，主要分三大类：发文、收文（含项目 公司上报文）、签报（内部流转）。 发文注意事项 发文 凡是以公司名义印发的、向外部发出的文件均属于此范围， 在具体发文操作，注意以下事项： 10 需要发文的主要事项  本部 部门因工作开展需要，对上级单位的事务请示、工作汇报； 对下级单位的工作布置，请示批复、事务告知。  项目公司 根据公司对项目公司的管控要求，需向公司上报审批和备 案的事项。 11 公司发文管理-正式发文 正式发文（红头文件，编深国际物流文号）  需报上级单位请示的文件  项目公司重要批复、通知