知管系统实务.pptVIP

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知管系统实务

知識管理系統實務 簡介 知識管理系統為該公司自行研發之系統,結合目錄服務系統(LDAP),提供知識文件上載與審核的流程設定,提供分層授權方式使各知識擁有單位上載知識之管道,以此方式廣納各種知識,使知識庫得以充實。 導入知識管理緣由 由於組織龐大,業務屬性繁多,資訊系統繁雜因此需建構KM系統來加以管理及整合其知識、經驗和技術的傳承。 將公司龐大的企業內部知識予以有系統的分門別類整理,以不斷累積企業知識、增加再利用知識率,進而創造知識、創造智慧。 建立知識庫,將各種內部知識,記錄在分類的知識庫中,以累積企業智慧。 公司使用知識管理系統進行知識充實工作,並規劃「適當之人看到適當之知識」。 KM管理平台目的 有利公司知識經驗之傳承、分享與管理。 當公司面臨組織改造時,接任人員及新進員工可順利熟悉承接業務。 為各個處室單位人員各項資訊交流的管道,達成傳承與累積業務知識與能力之目標。 知識在那裏?要如何管理呢? 其實知識就在同仁的身上,任何經辦的業務或案件相關的公文、資料、紀錄及表單等都是知識的重要來源,而首先必須將各項有形無形的知識,將其有系統的記錄、分類、儲存、分享與更新,才能進一步的加以有效的管理。 建置方式 分階段建置方式 第一階段建構知識入口平台、單一簽入(Single Sign On)機制、文件知識庫服務, 第二階段E-Learning學習網站 第三階段建構知識管理系統。 知識管理的機制(1/2) 知識文件為同仁於工作或受訓中之經驗、心得、技術或領悟而對公司有價值者。 上載知識文件時必須填寫標題、內容摘要、選擇一適當的分類、上載附件(知識文件的本體)。 知識文件的形式與長度不拘,但不得抄襲他人著作或涉及機密。 「關鍵知識庫」以記錄同仁對重點業務及技術為主。 「專業知能傳承」以記錄作業程序及法規為主。 知識管理的機制(2/2) 知識文件的審查流程: 1.知識文件上載者:填寫標題、內容摘要、選擇一適當的分類、上載附件(知識文件的本體),並送主管審查。 2.文件上載者的主管(科長或主任):審查知識文件是否為上載者本人的著作或經上載者加值、是否涉及公司機密。 3.知識專家:分類是否恰當、知識文件是否具有價值。 4.經主管及知識專家審核過之知識文件即公布於關鍵知識庫中。 Single Sign On 首頁功能 搜尋 知識地圖(列出最上一層分類) 公佈欄 關鍵知識(按照時間排列,列出最新的知識) 最熱門知識 知識專家 瀏覽關鍵知識 (1/2) 最新upload 瀏覽關鍵知識 (2/2) 文件上載規定 除了連結外,所有欄位務必填寫。 內容最多可填寫500 字元,約250 中文字。 務必(也只能)選取一個知識分類 附件與連結可不只一個。 每個附件大小限制在10M bytes 以內。 連結務必以「http://」或「https://」開頭。 按下「儲存且送審」,此文件會依序交由「單位主管」、「知識專家」審核。當知識專家審核通過後,此一文件才可以供大家閱讀。 按下「暫存」,此文件不會送至單位主管審核,user 可以等下次修改完畢再送審。 文件上載 選擇要文件存放的類別 文件管理狀態說明 寫作中:如果您上載文件後沒有送審,狀態就會是寫作中。 審核中:如果您上載文件後並送審,狀態就會是審核中。可以在細分為單位主管或是知識專家審核中。您可以點選該hyperlink,檢視目前的審核狀態。 退件:表示您上載的文件被單位主管或是知識專家退件了。您可以點選該hyperlink,檢視為何被退件? 已完成:表示您上載的文件已經進入知識管理系統,可以供大家閱讀。 文件管理(1/2) 目前文件審核流程 文件管理(2/2) 只有「寫作中」的文件才可修改、刪除。 「審核中」的文件抽回,重新編輯(狀態恢復為「寫作中」) 可以選擇重新編輯審核不通過的文件,或是刪除不再送審。 文件審核 權限管理(1/2) 這一個功能只有「推廣人員」與「KM 管理員」可以使用,一般user 看不到的。功能如下: KM 管理員:可以指定所有單位的推廣人員與單位主管。 推廣人員:可以指定所負責單位與其子單位的推廣人員與單位主管。 權限管理(2/2) 結語 面對著21世紀知識社會的來臨,組織及個人均需要以「分享/合作」來替代「對抗」。知識的價值在於「分享」,就如同生命一樣,只能「享有」,卻無法「擁有」,分享使我們擁有更多。我們堅信透過人與人之間的交流與分享,讓我們可以共同成長,工作生活得更愉快;讓經驗變成智慧,讓我們學習做為經驗、知識的主人,而非經驗的奴隸。 目前之各專業知識,包括工作手冊、法規、工作程序、流程、教材等, 均散佈在各單位之資訊系統,或由各單位自行保管。員工獲取資訊之管道不一, 且多重覆,或未完整建檔,亟待整合所有業務之專業知識。 該平台保存該公司業務,技術之經驗與知識,

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