刍议保密在档案管理中的作用.docVIP

刍议保密在档案管理中的作用 【摘 要】本文就是针对档案管理中的保密起到的作用做出简单阐述，对档案管理中出现的问题做出了分析，提出了如何将档案管理的保密性加以提升，严格的做好在档案开放时的保密工作。 【关键词】保密；作用；存在的问题；档案开放；时效性； 档案是人类社会活动的文字记录，其内容囊括了整个人类发展的缩影，具有很强的历史意义。档案的保密工作对整个社会都具有很重要的作用，其危害可能很大，这就对档案管理人员的从业素质有很高要求。 一、保密在档案管理过程中的作用 1.档案库房管理 档案库房必须要设立专门的工作人员进行负责管理，并且定制符合法律法规的规章制度，没有明确指示除相关人员外都不可以进入，以及接触档案资料。如果档案随便的泄漏会使企事业单位蒙受不必要的损失，严重的还会导致破产。所以严谨的保密措施是很重要的。 2.绝密档案 通常呢绝密档案都是针对国家或者一些先进的科学技术的最核心机密，说严重点有可能关系着国家的安危、社会经济的发展。所以想要确保我国核心资料不会泄露，就一定要将档案的保密工作做到最好。 绝密的档案一定要与一般档案最好分类管理，分别作出保管存放。 绝密档案的管理人员其综合素质一定要提高，符合现代化的管理要求。 绝密档案设置专门的规章制度，以及做好日常的管理措施[]。 二、档案管理中存在的一些问题 1.信息管理意识不够 很多的企业对自身档案的信息管理保密意识不够，很多的领导不重视企业档案的管理，觉得比较不重要，只要看着就行了。专门设立保管档案的工作人员自身有缺乏认识，根本没有认识到档案对一个企业来说有多重要，保密意识又比较淡薄，根本不适合这项工作。更有甚者是别的职务的工作人员身兼档案管理员，其实根本就顾不上管理，更不用说整理和查阅了，严重的造成了档案管理泄密性，对企业的发展产生很大的损失。 2.系统有缺陷，管理很混乱 现今的计算机电子档案其系统制度没有完善，使用的软件缺陷比较多，容易让不法分子有可乘之机。计算机管理人员素质不够，对多媒体软件知识比较缺乏，有些基本的档案录入管理都不会，更不用说是出了问题去解决改正。如果企业的各个部门都有自己对档案的管理模式，它们都不一样，无法做到统一，这就制约了企业档案的全面性，管理上也不方便，想要查阅和管理都无法真正的互通。这样的档案管理模式保密性会很差，随便谁有权限都可以调动查阅资料，随便泄露给任何人，造成企业的严重损失[]。 3.档案信息存在问题 随着社会进入了信息化时代，档案管理也进入了电子信息模式。但是由于很多地方管理模式比较落后，还是采用以纸质为主的档案管理，同样内容的档案资料纸质就需要很庞大的工作量，但是电子档案就只需要薄薄的几片光盘或者很小的硬盘位置就够，随时调阅查看，简单易操作。纸质的档案出错概率较高，保存较为复杂，通常库房的温度是要控制在14℃～24℃以内，湿度又必须控制在45℃～60℃以内[]，更新信息无法做到及时准确；但是电子档案就不会了，存储查阅都很方便，特别是设定了密码保障后，保密性就会提高，被人为的盗用概率减低。 4.责任取向不一致 在日常的工作中，档案部门比较重视的是如何管理和利用档案信息，但是保密部门最为关心的却是每个档案的安全性，特别是保密性比较强的文件，具有保密期限的文件，一定要严格确保文件泄漏的概率，保障其安全可靠。严格的按照 我国现有的法律法规制定规章制度，严格的约束档案部门以及保密部门的工作人员，遵守职业道德，承担自身的工作职能，将档案的保密工作加以落实。 三、如何做好档案开放时的保密工作 1.做好档案的审查工作 审查工作是档案开放使用前比较重要的环节，主要就是针对档案的职能进行区分，还有针对其保密性进行划分，将档案可以开放使用的时间加以规定，严格控制使用者的范围，规范使用者的行为。 2.保密性做出划分 档案的保密程度是可以有等级划分的，主要是根据我国现有的《保密法》中所规定的制度进行区分，具体为四个级别如下图1中所示： 档案保密级别 时效期 1 绝密级档案 30年 2 机密级档案 20年 3 秘密级档案 10年 4 普通级档案 无时效 图1 档案的保密级别分类表 确定了档案的保密级别，就可以方便档案管理的工作人员方便管理，采取不同的保密措施，更加合理有效的利用档案资料[]。 3.档案开放前做好基础工作 档案在开放之前一定要先将基础工作做好，提高使用时的效率： 将开放的档案进行一次系统的整理、做好分类、将顺序排列清楚、目录编辑合理，方便使用者查阅和利用。 将资料的保密性做出区分，建立比较健全的管理，方便随时查阅。 编制出全新的检索系统，使档案开放时，方便使用者随时检索调阅，减少系统的浪费，简化使用程序。 4.做好资料的备份 毕竟不是每个人计算机水平都很高，一些人为的误操作可能导致档案文件出现缺损，误删除等等，这就会造成