1-2办公室环境、接打电话.ppt

第一节 办公室环境管理 一 优化办公环境 办公环境，或称为办公室环境，从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境； 从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。 1、优化办公环境的概念 就是通过对办公室自然环境进行合理的设计（planning）、控制（controlling）和组织（organizing），使其达到最优状态。 2、优化办公环境的原则 舒适、和谐、实用、安全 3、优化办公环境的要求 (1)现代办公室布局 A、开放式布局（大办公室）。 1、优点： 灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变； 节省面积和费用，能容纳更多员工； 易于沟通，便于交流； 易受监督，员工行为容易得到领导督察； 容易集中化服务和共享办公设备。 2、缺点 难保机密； 难集中注意力，员工易受电话、人们走动干扰； 房间容易有噪音，如说话声、打电话和操作设备易影响他人； 员工难于找到属于自己的私人空间。 B、封闭式布局（小办公室）。 1、优点： 比较安全，可以锁门； 易于保证工作的机密性； 易于员工集中注意力，从事细致活专业工作； 易于保证隐私。 2、缺点： 占用空间并要装修，费用较高； 难于监督工作人员的活动； 难于交流，员工被分隔开，易感孤独。 C、混和式布局 案例： 某公司准备再开办一个销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都清楚可见。 问：该销售分公司在布置办公室的时候是否存在问题，如果是，请分析原因。 分析：根据办公结构和布局的基本要求，产品展厅用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了。因为销售量大会引起财物部门工作量增大，现今和支票的流动和保管需要安全，所以财物部应设置在安全和保密的封闭式办公室中。 二、办公室的布置 1、办公室环境的物理条件。 （1）空气（温度、湿度、清洁度、流动度，即“空气四度”） 温度：20-25度、湿度：40％－60％、清洁度：花草的放置、流动度：22度时为0.25米/秒，即“空气四度” （2）光线：距地80mm/50度 （3）色彩　冷：白、绿、蓝；暖：黄、红、棕；中：灰、紫； （4）声音 2、办公室环境的日常维护 三、办公室的美化 四、办公室的健康安全管理 1、树立健康安全意识 2、识别办公室安全隐患及安全维护 ①办公建筑隐患。 ②办公室物理环境方面的隐患。 ③办公家具方面的隐患。 ④办公设备及操作中的隐患。 ⑤工作中疏忽大意的人为隐患。 ⑥消防隐患。 第二节 接打电话 一、接听与拨打电话的原则与基本要求 1．表达规范、正确 2．礼貌热情，语气清晰和婉 3．简洁——“三分钟法则” 4．保密 5．注意时间 非节假日：晚上从22：00—次日8：00前不打 节假日：晚上从22：00—次日9：00前，下午13：00—15：00不打 二、拨打电话的方法—给对方打电话要响6、7声 1、首先报出本人的姓名和单位名称 如，您可以这样说：“您好！我是天地公司的刘海。请问王先生在吗？”如果是秘书接的，等本人来接时，还须再报一次姓名和单位。秘书在电话接通并作了自我介绍后，要简明扼要地说明通话目的。在请接电话的人传呼自己要找的人时，要有礼貌。如果估计到这次通话的时间较长，应在通话开始时就询问对方此时是否方便长谈。如果对方愿意谈但此时不方便，秘书要有礼貌地请对方指定下次通话时间。“王涛，我想和你谈谈分配方案的事宜，大概需要一刻钟。现在你方不方便？” 打电话时，若恰巧要找的人不在，或不能来接电话，秘书可用协商的口气请接电话的人转告。留言时要说清自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的简要内容等。在对方记下这些内容后，千万不要忘记问对方的姓名，以备查找。 2、注意自己的语言 3、适时结束通话 4、拨错了电话号码要道歉，决不可挂上了了之，因为这样是很不礼貌的。道歉的态度要诚恳，话不必多，您可以说：“对不起，我可能拨错电话号码了”。 三、接电话的方法 1、“响铃不过三” 秘书在电话铃响后，应迅速接听。铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现，势必给来电话者留下不好的第一印象。如果耽搁了一会儿，拿起电话后，要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了。” 2、接电话的问候语 您好/你好——不用“喂” 3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话，秘书可有以下三种选择：①如果知道上司何时回来，可以告诉对方到