档案管理规定4.doc

档案管理规定 总则 为加强对档案的收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本规定。 本规定所称的档案，是指过去和现在的公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。 公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。 公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式。共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。 档案管理机构与职责 公司的档案工作实行各部门收集，综合部统一归档并保管的原则。 公司综合部为公司档案的归口管理部门，并对公司档案的管理进行指导、监督和检查。具体工作由综合部档案管理员负责。 公司各部门为档案管理的分管部门，负责收集本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集本部门的档案资料并督促其及时交给综合部归档。 综合部的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到综合部备案，各部门的档案工作人员如有变动，须及时通知综合部。 档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。 所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密规定，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。 档案管理 档案的归档 公司应归档的档案资料包括：文书档案、业务档案、会计档案、设备仪器档案和工程项目档案等。 对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。 公司所有档案资料均由综合部负责整理分类、立卷和归档管理。 公司各部门的档案工作人员应于每年的2月底前将本部门上年度的档案材料移交到综合部。 工程项目的工程档案根据工程的工期安排进行归档。一般应在项目施工完成竣工验收后的一个月内整理出来，由工程项目的档案工作人员移交到办公室存档。 档案保管 公司所有档案资料均应进行专人、专柜保管。 档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的兼职档案工作人员应配合档案管理员进行。 档案管理员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分别进行管理。 档案管理员应参照国家有关规定，对档案资料予以密级划分，并确定保管期限，上报总经理批准后执行。 所有档案资料划分三个密级：秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见《保密规定》。 档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。 对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。 档案的查阅、借阅 公司员工借（查）阅档案时，应严格办理借（查）阅手续，档案管理员需填写《档案借（查）阅统计表》，对借（查）阅人、所查阅档案名称、借（查）阅时间和归还时间等进行详细登记。 借（查）阅密级档案时，如借（查）阅人为《保密规定》中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写《档案借（查）阅申请单》，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行借（查）阅。公司员工不得借（查）阅档案内容与本身工作无关的档案。 档案借（查）阅的批准人为：秘密级档案由行政副总审批；机密级和绝密级档案由总经理审批。 原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。 借（查）阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免造成档案的损坏。 严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司《保密规定》的有关规定予以处罚。 档案的销毁 对于超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，综合部档案管理员应将销毁档案清单上报行政副总，经行政副总审核，报总经理批准后，方可销毁。 档案的销毁具体见《档案销毁程序》，任何人不得私自销毁档案。 档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。 附则 本规定由公司综合部制订，并负责解释和组织实施。 本规定报总经理批准后施行，修改时亦同。 本规定施行后，凡既有的类似规定自行终止，与本规定有抵触的规定以本规定为准。 本规定自颁布之日起施行。 附表： 《档案保存年限表》 2． 《档案借（查）阅申请单》 3． 《档案借（查）阅统计表》 4． 《档案销毁清册》 附表：《档案保存年限表》 档案保存年限表 档案分类 档案名称 保管期限 备 注 组织类 有关公司章程类的档案 永久 董事会档案 永久 行政事务 对外行政发文 10年 重要会议资料 10年