浅析档案管理工作量化控制的意义与程序.doc

---！！！！！！----------------------------------精品文档，值得下载，可以编辑！！！-----------------------------！！！！！！----------- ！！！！！！！！----------------------------------精品文档，值得下载，可以编辑！！！-----------------------------！！！！！！ 浅析档案管理工作量化控制的意义与程序 摘要：档案管理是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。考核档案管理的效果和对于档案管理的科学性建设有着重要的意义。该文通过对档案管理工作量化控制的重要性的探讨，讨论量化控制意义、过程，简单介绍量化控制中的一些常用方法，以及量化控制中应该注意的一些问题，试图从而促进档案管理科学高效的发展。 关键字：档案管理 量化控制 档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，随着《中华人民共和国档案法》颁布实施，在档案事业的宏观管理得到全面加强的指引下，各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进。 一、档案管理工作控制的意义 1．应对档案管理的环境变化日益快速和复杂 档案管理工作依据不同时期和情况，会制定相应的计划，比如档案场馆的建设计划、信息化计划、档案人员的培训计划，以及一些基层的具体计划，如档案的收集、整理、录入、编存等等。但是随着各类组织所面临环境日益快速和复杂的变化，以往的静态环境已经不在，计划虽然进行了很好的制定但无法顺利执行的情况可能就会经常发生，通过控制就可以找出问题所在，并加以解决，帮助计划继续顺利实施。 2．加强管理工作分散的协调性 档案管理工作和组织的规模有着密切的关系，规模越大，其管理工作就越复杂，档案管理工作的协调不仅表现为横向的部门之间的协调，还包含了时间轴上的纵向协调，因此档案管理工作之间的关系就显示为复杂的网状结构，控制工作可以有效的衡量工作，调整工作的次序和进度，提高整体的效率。 3．缩小实际工作效果和期望效果之间的差距 组织根据自己面临的环境和任务，会制定相应的计划，确立相应的理想目标，但目标在实现的过程中会受到实施者个人能力的影响，比如实施者的受教育程度、对档案管理工作的熟悉程度、对于工作重要性的认识、对于工作重点的把握等等。通过档案管理工作的控制活动，可以清楚的看出由于个人因素所导致的实际效果和目标效果之间的差距，对档案管理实施者进行恰当的教育和引导，将有助于目标效果的实现。 4．有助于将复杂的耦合系统简化 档案管理的效果和效率取决于众多的影响因素，这些影响因素相互之间又进行相互的影响，通过对直接影响工作效果的重点要素、对出现偏差可能性比较大的要素、对能提高控制效果又比较经济的要素进行控制，可以摆脱陷于毫无头绪的混乱之中。比如档案管理控制中考核的重点就可以分为：档案管理部门机构及人员、档案的收集、整理和鉴定、档案的保管和保护、档案的信息化建设、档案的开发与建设、档案的统计等。 二、量化控制的优势 对于档案管理工作的控制有定性和定量两大类。 定性分析对每一个现象的都是描述性质的，分析则是主要凭分析者的直觉、经验，凭分析对象过去和现在的延续状况及最新的信息资料，对分析对象的性质、特点、发展变化规律作出判断的一种方法。评价结果更多受到评价者的感受的影响，也容易因为人们认知的不同而对评价结果产生不同的理解，从而在控制活动中则会产生不必要的矛盾。 定量分析对现象的数量特征、数量关系与数量变化的分析，依据统计数据，建立数学模型，并用数学模型计算出分析对象的各项指标及其数值的一种方法。其优势相对于定性分析的是很明显，用数据说话，由量而定性，可以增加人们对于控制活动的接受程度。 三、 档案管理工作量化控制的程序 档案管理工作量化控制的程序主要包括制定标准、衡量绩效、纠正行动。 （一）制定标准 衡量标准的确定直接关系到是否能很好的衡量实际工作，是整个控制活动的重点。在制定标准的时候，要确定标准的合理性和标准量化的简便性。 1.采用专家意见法来确定衡量对象 这里的专家并不是指拥有一定的职称、学历和权威性的人士，而是指对于档案管理工作非常熟悉，有着丰富的理论、管理或者实际操作经验的人员。可以选择档案管理工作的研究学者、单位的档案管理负责人、档案管理的不同岗位的基层人员作为专家团队的成员，探讨确立哪些要素作为衡量对象。 比如我单位利用该方法制定的衡量对象为：档案管理部门机构及人员、档案的收集、整理和鉴定、档案的保管和保护、档案的信息化建设四个方面。 2.采