高效会议方法事项总结.docVIP

打造高效会议复习资料 一、高效会议管理 （一）高效会议特征 (1) 只在必要时才开会 (2) 会议议程清楚、明了 (3) 请最合适的人出席 (4) 经过精心策划，每个参会者充分准备 (5) 遵守时间 (6) 主持人发挥作用，遵照会议的规定 (7) 做出会议决议，并明确落实安排 (8) 决议落实有标准、不漏项、不丢失，落实有结果。 （二）会议中的关键角色 1.会议负责人是会议的召集与主办方，其职责是负责确定会议主题、参会人、会议时间及相关材料准备； 2.主持人：会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、会议节奏把控、总结会议； 3.会议秘书是会议的事务性工作执行者，其职责是负责确定会议地点、会议通知，准备相关物品及资料；会议纪录并整理发放；会议落实事项跟踪及反馈（小型会议的负责人、主持人和秘书合并） 4.参会人作为会议参会主体，其职责是会前对会议内容了解，准备提纲或材料，按会议议程参与讨论、汇报，并落实相关会议决议。 二．会前----准备比资历更重要 （一）会前准备---会议负责人 5W2H准备法 Why ——明确目的、目标 What ——清晰议题和议程、明确准备的资料 Who——正确的对象 When——准确的时间（开始、过程、结束） Where——地点及设备、设施 How to do——良好的规矩、完善的清单 How much 会议成本预算 （二）会前准备---主持人 1.了解会议背景 2.熟悉会议流程 3.了解参会人员基本信息 4.会议主持串词准备 （三）会前准备---会议秘书 1.会议相关资料准备 2.下发会议通知 3.会议场地布置 4.参会人员确认 （四）会前准备---参会人员 1.了解会议主题与目的 2.记下开会的日期、地点和时间 3.安排好自己的工作，协调好时间 4.阅读会议提供的资料，做好发言准备 5.准备会上需要提供的依据资料 三．会中---全面有效的过程控制 （一）会议过程控制——负责人 研讨会过程控制模式 例会过程控制模式 1.每人分享（至少）一个感悟或（至少）一个工作经验，时间不超过3分钟； 2.针对个人提出一个改进行动； 3.针对组织提出（至少）一个有具体的建议或意见； 4.沟通（至少）一件事，要站在部门的高度，可以是通报工作、难题求助、工作协调等； 5.例会上要有决议，会后整理例会纪要，关键是要形成一个“会议落实跟踪表”，并由专人负责接受反馈与跟催。 （二）会议过程控制--主持人 1.开场 提前到场、准时开始，控制、营造会场开始的气氛 明确会议目标与主题 明确会议议程 指定会议记录和计时员 明确会议纪律规则 营造会议氛围 2.如何集思广益 注意聆听所有人的发言，忌讳互相批评、攻击； 不可打断别人的发言，允许别人把话说完； 想法越多越好，不可做直接断言； 发言要有重点，避免跑题； 避免一言堂或长篇大论、把控自己的发言时间； 积极参与，鼓励对别人的观点加以发挥，不能独自游离或沉默到底； 事后进行整理分类。 3.如何激发讨论 注意声调和语气，用轻松的谈话语气； 询问看法并复述其观点 鼓励参与并表示支持其观点 赞赏并要求举例 要求总结 4.如何解决冲突 设定与澄清共同的目标 让双方冷静倾听 提供解决方案 暂且搁置 幽默处理 暂时休会 交给更高层决策 （三）会中过程控制---会议秘书 记录全面且真实 抓关键词 澄清问题 适时提问 （四）会中过程控制---参会人 会议提前五分钟到场 先到者尽量坐在中间、前排的位置，前面坐满再坐后面 积极发表自己的见解 倾听他人意见 全力配合议程 遵守会议规范，避免干私活 与主持人密切配合 中途不要离席 四、会后—跟踪落实颗粒归仓 （一）会后---会议秘书 1.会议记录整理 将会议需要落实与改进事项整理成“会议落实跟踪表”，作为会议纪要的重要部分。 会议结束后当天或二天内将纪要送会议负责人审阅确认； 会议结束当天或第二天将纪要发放给参会人、缺席人及抄送相关领导。 2.会后跟踪反馈 ①整理会后落实跟踪表时注意与每个人沟通确认具体工作事项、完成标准、完成时间等 ②于下次会议前将工作完成情况向会议主持人反馈 （一）会后---参会人 1.执行决议事项 2.按时完成分配给自己的任务并主动反馈完成结果 附件：会议管理需掌握的工具表单