高效会议管理技巧(张晓彤).docVIP

高效会议管理技巧（节选） 【所属体系】 个人发展类 【主讲专家】 张晓彤 内容提要第一讲　当今会议面面观 第二讲　会议效率不高的原因及解决方案 第三讲　开会前的准备工作 第四讲　成功会议的五种策略 第五讲　会议中的沟通与反馈技巧 第六讲　主持人的会议管理技巧 第七讲　如何对待会议中的意外情况 第八讲　主持人与参会者的守则与责任 第九讲　会议记录 第十讲　会后跟进 第一讲 当今会议面面观 ? 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 ? ? 会议的意义 ? 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ? 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 ? 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 ? ? 会议的目的 ? ? ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 ? ? 会议的种类 ? 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 ? 表1-1 会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 ● 团体会议 ● 一对一会议 ? ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议 ? ?? 会议的频率 ? 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 ? 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 ? 会议成本的计算 ? 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 ? 1.会议的时间成本 ? 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况： ? 【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来。 【本讲总结】 【心得体会】 ? ? 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 ? 【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作 开会