哈尔滨学院2011年部门档案工作检查完成任务标准.docVIP

哈尔滨学院2011年部门档案工作检查完成任务标准 归档部门： 分管领导： 兼职档案员： 归档件数： 项目 序号 检查内容 完成任务标准 检查方法 备注 完成情况（完成的打“∨”） 组织领导 1 将档案工作纳入部门年度工作要点，有领导分管档案工作 年度工作要点对档案工作有明确提法，并有部门分管领导负责档案工作。 2 部门领导带领相关人员召开归档工作会议，把档案工作纳入有关人员职责范围 部门领导组织本部门召开立卷归档工作会议，为相关人员布置工作，对归档工作进行分工。会议及归档工作任务安排要有书面材料。 有会议记录及分工安排材料 3 部门领导自检、自查本部门档案工作 部门领导组织本部门相关人员依据部门归档范围及档案工作检查完成任务标准进行自检自查，并将自检结果（本表）与归档材料一同交到档案室。 看自查记录（本表） 4 配备合适的部门兼职档案员并保持相对稳定 配备合适的兼职档案员。兼职档案员或分管领导工作如有变动，办好档案工作交接并及时书面通知档案室。 如果变动，有书面材料 5 督促兼职档案员做好年度归档工作，帮助其解决实际困难 如果兼职档案员有实际困难向部门领导反映，部门领导能够帮助解决。 根据实际情况 6 部门领导以及兼职档案员积极参加档案业务会议及活动 要求部门领导和兼职档案员积极参加档案业务会议及活动。 会议签到单有签名 7 为兼职档案员创造工作条件 有专柜、卷夹存放档案，有电脑等办公自动化工具。 根据实际情况 立卷归档工作 1 归档文件材料齐全、完整、真实 对照《归档范围和保管期限》，要求项目齐全完整，不缺项。如果缺项，要说明原因。对于《归档范围》中没有的，又有保存价值的文件，部门也要根据实际情况归档。 与《归档范围和保管期限》一一对照 要求纸质文件必须归档齐全。声像档案可根据实际情况归档。但以下三种情况的声像档案必须归档。1.声像工作是部门的本职工作。2.学生毕业照。3.部门认为重要的声像文件。 2 分类、组卷正确合理，符合要求，案卷标题确切 档案材料按年度、类别、问题分类整理，装入档案盒（袋）。案卷标题能揭示案卷内容，文字简练。 归档材料，与移交目录一一对照 3 卷内文件按件归档，排列有序 要求卷内文件排列有序，合理（按问题、时间、相关性）。按件归档的件号编制方法可参照《归档范围和保管期限》。 归档材料与卷内目录一一对照 所有文件都按卷打页号（一个案卷一个流水号）在有文字材料的页面正面右下、背面左下角，距页边1cm处打号。 4 划分保管期限和密级 参照《归档范围和保管期限》，及业务工作实际，为文件划分保管期限（保管期限分为永久、长期、短期）和密级（密级分为公开、绝密）。 看归档材料及网上录入情况 保管期限和密级用铅笔写在文件右上角。 5 输入并打印文件目录 将文件标题、保管期限、密级、责任者、文件总页数、文件日期、归档单位、输入员、文件文号等录入档案管理系统，并打印卷内文件目录。要求卷内目录输入完整并与纸质文件一致。 看卷内目录及上网查看 6 上传文件全文 上传本部门产生的归档电子文件。要求上传的是与归档纸质文件相一致的文本或图片格式的电子文件。 上网查看 7 备考表填写完整，立卷人签名， 在系统中打印备考表。要求立卷人签名，并填写情况说明。 有备考表 要求存档材料必须为原件，如果原件丢失或缺损，需打印备考表并将情况填写清楚。 8 移交目录，部门领导审核 在系统中打印移交目录。要求一式两份，内容与归档文件一致，归档人签名。部门领导在第一页签字、部门盖章。 有移交目录 9 按规定时间完成归档工作 要求在4月20日前移交档案。 按时移交 日常工作 1 能够积极配合并完成学校的日常档案工作。 要求配合学校的日常档案工作，完成档案室的日常工作任务。 依据日常工作情况 附加 1 热心我校旧档案征集工作 积极向档案室提供记载了学校发展的旧文件、旧照片。 看实物 各部门根据实际情况归档，要求归档材料有保存价值。