xp+office2003教案---13.ppt

第13章 管理工作表中的数据 Excel在数据分析和处理方面具有强大的功能，利用数据清单、排序、筛选和分类汇总功能，用户可以对工作表中的数据进行高效分析和管理。 本章内容提要 13.1 建立数据清单 13.2 数据排序 13.3 数据筛选 13.4 分类汇总 综合实例——管理“入账登记表”数据 建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 在Excel中，用户可以通过创建数据清单来管理数据。数据清单是一个二维的表格，由行和列构成。数据清单与数据库相似，每行表示一条记录，每列代表一个字段。利用数据清单，可以方便地记录相关的数据，以及对数据进行排序、筛选和汇总等操作。 13.1.1 创建数据清单的准则 在工作表中创建数据清单时，应注意以下事项。 数据清单必须包含字段名行，且在数据清单的第一行创建。 数据清单的每一行作为一个记录，存放相关的一组数据。 数据清单的每一列作为一个字段，存放相同类型的数据。 避免将关键数据放在数据清单的左右两侧，以防止在筛选数据清单时，这些数据被隐藏。 数据清单中不能有空行和空列。 一个数据清单最好独占一个工作表。如果要在一个工作表中存放多个数据清单，则各数据清单之间要以空白行或者空白列分隔。 13.1.2 创建数据清单 用户可直接在工作表中输入数据来创建数据清单，但当数据清单的数据量很大时，需要频繁地切换行列来输入数据，容易出错。Excel 2003为用户提供了“记录单”功能，利用它可以方便地在数据清单中输入记录。 使用记录单制作的工资表数据清单 输入所有记录，最后单击“关闭”按钮关闭记录单对话框 13.1.3 利用记录单管理数据 单击数据清单内任意单元格，然后选择“数据”“记录单”菜单，打开记录单对话框，单击“新建”按钮 向已有数据清单中增加记录 若要查找数据清单中的内容，可单击记录单对话框中的“上一条”或“下一条”按钮，或拖动对话框中的滚动条来查看记录。 若要修改记录，可单击“上一条”或“下一条”按钮查找并显示出要修改数据的记录，然后修改该记录的内容。修改完毕，按回车键或单击“关闭”按钮，退出记录单对话框。 若要删除记录，可单击“上一条”或“下一条”按钮查找要删除的记录，然后单击“删除”按钮，弹出提示对话框，单击“确定”按钮，在记录单中显示的记录被删除。 利用记录单查找记录 如果查找到多个满足条件的记录，可单击“下一条”或“上一条”按钮进行查看。 “1/11”说明清单中共有11条记录，当前是第1条记录 在Excel中，可以对行、列或整个工作表中的数据按文本、数字以及日期和时间顺序进行排序，还可以按自定义序列（如大、中、小）进行排序。 13.2.1 简单排序 简单排序即是指对数据表中的单列数据，按照Excel默认的升序或降序的方式排列。数据类型不同，Excel默认的排序方式也不同。 升序排序 数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。 文本：按照特殊字符、数字（0…9）、小写英文字母（a…z）、大写英文字母（A…Z）、汉字（以拼音排序）进行排序。 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。 空白单元格：总是放在最后。 降序排序 与升序排序的顺序相反。 利用排序按钮对数字进行快速排序 13.2.2 多关键字排序 多关键字排序是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序。在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。不管有多少排序关键字，排序之后的数据总是按主要关键字排序的。 单击工作表中的任意单元格 利用“排序”对话框对数据进行多关键字排序 “有标题行”表示选定区域的第1行作为标题行，不参与排序；“无标题行”表示第1行作为普通数看待，同样参与排序 如果上述排序不能满足需求，用户还可以单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在打开的“排序选项”对话框中自定义排序，如按星期、月份、行或笔画等排序 Excel的数据筛选功能为我们提供了一种方便、快捷的数据查询方法，它只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。 Excel提供了两种不同的筛选方式——自动筛选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。 13.3.1 自动筛选 自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条