办公设备管理.docVIP

四 办公设备管理 (一) 电脑 1. 行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统； 2. 根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码 3. 员工在所属部门目录下设立个人子目录 4. 员工不得私设电脑密码 (二) 传真机、复印机： 1. 由公司行政部统一管理与使用 2. 建立严格的使用登记制度 3. 未经许可，个人不得自行操作使用 (三) 可运用状态维护 行政部负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态 五 文书作业 （一）打 印 1． 经理、各部门主管交由行政文员打印之文函、文件，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文件及保密级别，急迫性程度由行政文员根据其缓急确定先后秩序。 2． 打印完毕后行政文员先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办部门之经办人校核、签字 传真、公函行政文员须复印存档（参见收发文流程） 文书处理过程中，未经同意行政文员不得将受托文书传阅他人 文 书 作 业 流 程 （二） 复 印 1． 公司复印作业由行政部文员统一执行 2． 一般文件由各部门委托人员口头交托行政文员 3． 客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印 行政文员于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、 批准人、保密标识等） 复 印 流 程 六 收 发 文 文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。 本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政文员统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》 行政文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，行政文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。 公司的各类文件均属内部机密文件,行政文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。 本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。 文件传真的发文工作亦由行政文员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文印室登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。 对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。 每月未，行政文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》 文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交行政文员按分类归档，必须做好登记造册工作。每月未，将收、发文整理装订成册。 每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。 委办校核 行政文员 文书委托 总经理/主管 保密标识 复印装订登记 核准 行政文员 复印委托单 复印委托 各部门 文书委派单 保密标志 各部门 登 记 文书委派单