Excel2003基本编辑和数据录入技巧.ppt

数据的处理 排序 排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值， Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。 简单排序 选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。 升序排列按钮 降序排列按钮 数据的处理 复杂排序 通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图 提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。 数据的简单运算 求和： 选择要求和的数据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和按钮。 求平均值、计数等操作如此类推。 打印工作表 打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图 页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。 页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。 打印工作表 页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。 打印工作表 我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。 工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。 打印工作表 有两种方法： 文件菜单下的打印命令 工具栏上的打印按钮 打印工作表 Excel数据输入 数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容． 提示： 默认情况下，输入数据后，按Ｅnter键，将确认输入并切换到下方的单元格．按Ｔab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置． 修改数据： 直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容， 会替换原单元格中的内容。 修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“Ｉ”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图： Excel数据输入 填充和自动填充 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据． 填充： 单击编辑－填充菜单命令，弹出如图所示子菜单： Excel数据输入 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。 Excel数据输入 填充和自动填充 填充： 自动填充： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。 填充句柄 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单 元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。 填充句柄 Excel数据输入 填充和自动填充 自动填充： 自动填充操作步骤: 当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。 Excel数据输入 竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。 自动填充操作步骤: Excel数据输入 在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。 自动填充操作步骤: Excel数据输入 单元格的编辑 我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。 移动单元格 单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。 复制单元格 传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。 单元格的编辑 提示： 在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。 清除与删除 清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。 单元格的编辑 删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。 清除与删除 单元格的编辑 插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图