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公文管理 钱曼 2011年01月 公文的定义和分类 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。 二、公文分类： 按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约 束力的强弱划分： ◆ 13种规范性公文 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 ◆ 非规范性公文： 常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。 我公司公文分类：按文种划分 会议纪要 通报 通知 我公司公文分类：按发文级别划分 公司级公文：针对公司各部门、工厂下发的公文。 部门及公文：针对本部门/工厂内部下发的公文。 公文的结构 公文中各要素标识 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间 我公司公文格式的一般要求 公文格式一般包括：标题、正文、发文时间、主送单位、抄送单位、公文编号、主题词等，必要时可加附件。 当公司发布重大决定事项要求、组织机构调整、人事任命、对外请示报告等公文时采用红头，其它一般性公文、通知通报等用黑头。各种公文的版式、字体、格式详见附表。 1. 概念： 通知是上级机关用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的一种晓喻性公文。 2. 分类： （1）指示性通知：对某事或某问题作出具体指示； （2）事务性通知：安排一般具体事务的通知； （3）会议通知：用以发出召开会议的通知； （4）任免通知：对任免人员用通知的形式告知。 几种常用公文要求：通知 3. 组成部分： 由标题、正文和落款三部分组成。 （1）标题： 1、由发文机关名称、事由和文种构成； 2、由事由和文种构成； 3、由文种“通知”作标题。 （2）正文： 开头：主要交代通知缘由、根据； 主体：说明通知事项； 结尾：提出执行要求。 （3）落款：发文机关和发文时间。如标题中已写可略。 注：写正文之前，要在标题之下顶格写出被通知对象的名 称、加冒号。或将名称以“抄送”形式写于最后一面的下 文。 几种常用公文要求：通知 1. 概念： 通报是国家机关、社会团体、企事业 单位表彰先进、批评错误、传达重要精神 或情况所使用的一种下行公文。 2. 分类： 表彰性通报、批评性通报和情况通报 三种。 几种常用公文要求：通报 3. 由标题、正文和落款三部分组成。 （1）标题： 1、由发文机关名称、事由和文种构成； 2、事由和文种构成； 3、由发文机关和文种构成； 4、只以文种“通报”为标题。 （2）正文：1、表彰性通报：①事件情况。概述先进事迹。 ②通过客观分析，阐述事件性质和意义。 ③通报决定. ④明确提出希望和要求。 2、批评性通报：具法规性质。对所通报的事件、人物 作出的决定，提出的要求措施要写具体、明确。 3、情况通报：起沟通情况作用。旨在使下级单位和干 部、群众了解全面情况，统一认识步调、推动工作的开展。 （3）落款：发文机关名称、发文日期。 几种常用公文要求：通报 1. 概念： 会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精 神，方案事项等内容的纪实性公文。多向行文，具有上报 、下达和与同级进行门交流的作用。 2. 组成： 由首部、正文和尾部组成。 （1）首部： 标题：由会议名称和文种构成。 成文时间：用括号在标题下注明会议通过时间。 几种常用公文要求：会议纪要 （2）正文： 前言：概括交代会议名称、时间、地点、参加 人、主持人、会期、形式和会议组织情况。然后 用“现将此次