如何用电子表.ppt

第6章 Excel 2002电子表格的功能与使用 6.1 Excel 2002简介 6.1.1 Excel 2002的基本功能与特点 1. 制表与表格运算 Excel最基本的功能就是在窗口上利用网格线，绘制整齐漂亮的数据表格。表格中既可存放原始数据，又可生成处理结果，类似于日常的手工填表，所以容易学习和使用。特别是数据运算中的自动修改，只要某数据参与运算或被修改，与之相关的运算结果也随之修改，使用户摆脱了反复演算的困扰。 2. 数据处理 Excel具有惊人的数据处理能力。它的一张二维工作表，最多可达65 536行、256列，每一个单元格中的字符数最多可达32?000个，足以满足一般业务的需求。其次，存放在Excel中的数据可像存放在数据库中一样，用户不必编程，就可以进行检索、分类和筛选等操作。Excel还具有与其他数据库链接的能力。这样，在Excel中，用户就可以检索存储在大型机或网络服务器上的大型数据库中的数据。 3. 函数与公式 Excel提供有300多个内置函数，用以构成各种公式，或对数据进行分析处理。其范围涉及常用的数学函数、日期与时间函数、文本函数、财务分析函数、工程计算函数、统计分析函数、数据库管理函数、逻辑判定函数等。这些对事务管理、企业经营都非常有用。 4. 图表生成 在Excel中，拥有包括柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图以及三维图表等在内的14大类100多种基本图表，而且具有“图表向导”，可帮助用户创建所需要的图表。在“图表向导”中，可预览用户选择的效果；而且还能返回，重新选择。 另外，用户还可以使用新的数据地图，将数据表中与地理有关的数据以地图的方式表示出来，使数据与地图上的国家或省、市联系在一起。只要看一眼地图，就可以找到各种数据与地理位置之间的关系。这些以图表方式表现的数据直观、醒目。 5. 文字、图形修饰 Excel不仅仅是一个数据处理软件，它还可以像字处理软件一样对表中的字体、格式进行修饰，增添边框、底纹，使用艺术字，以增强表格的视觉效果；还能绘制直线、箭头、矩形、椭圆、圆和弧线等各种各样的图形，作为表格的点缀；还可以在调色板上获得各种颜色、不同深度的阴影、过渡色、填充纹理，用于增强图表的效果。 6. 数据分析 Excel具有很多数据分析工具，它提供的数据透视表可以让用户利用简单的拖放操作，改变数据表格的结构，从而找出数据之间的隐含关系，对数据进行分析。另外，还有许多其他数据分析工具，以便对数据进行处理。 7. 上网功能 在Excel 2002中，应用程序与Web集成，从而完全支持Internet，用户可以用HTML格式创建和保存工作表，能够从Internet或Intranet上查询数据，并进行动态更新，甚至还可以将Excel当作浏览器，直接浏览HTML文档。 8. 操作方式简便标准 在Excel中，窗口的结构、菜单、工具栏的组成与所有的Microsoft Office办公软件非常相近，许多菜单项、快捷按钮采用相同模式。除此之外，所提供的“Office助手”、自动更新以及拖放功能，使用户在初次使用时均感到方便、顺手。 6.1.2 Excel 2002的启动 在Windows 98/2000/NT/XP中，用户可用多种方法启动Excel 2002。 (1) 通过“开始”菜单启动。通过“开始”菜单启动，是最基本的启动方法，即执行“开始/程序”命令，再在相应的子菜单中单击“ ”选项，即可启动。 (2) 通过桌面快捷图标启动。在桌面上选择“Microsoft Excel”快捷图标，双击鼠标左键，即可启动Excel 2002，进入Excel 2002的主界面。 (3) 通过打开Excel文件启动。对于已有的Excel文件，可通过“资源管理器”或其他方式找到，打开该文件，即可启动Excel。 (4) 通过其他方式启动。除了以上三种常用方式外，还有多种其他方法也可启动Excel。例如，执行“开始/运行”命令启动；直接从“资源管理器”或“我的电脑”中运行Excel应用程序等。 6.1.3 Excel 2002的窗口界面 启动Excel之后，屏幕会显示Excel的主窗口，如图6.1所示，其中包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏及状态栏等。这5个区域组合在一起称作Excel工作区。在工作区中，各组成部分的作用如表6.1所示。 6.1.4 Excel 2002的退出 退出Excel 2002的方法也有多种。其中最常用的方法是执行菜单栏的“文件/退出”命令；也可单击Excel窗口右上角的关闭按钮 ；或者单