质量和环境管理体系文件编写指南.pdf

一．体系文件编写的重要性 1）符合标准要求 在ISO9001：2008 的条文中，要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”。 2 ）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方 式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口 头交待，沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。 3 ）提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管 理和技术支持的要求。 4 ）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上 的困难。 5 ）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令 和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 6 ）增强员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而 提升了工作的责任心和荣誉感。 二．体系文件的架构 （一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格  但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单 的公司往往将文件的结构划分为3 个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单  文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量、过程的复杂程度，同 时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 （二）、文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求 来拟制，而对于一个公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公 司在体系运行上的大纲要求。简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2 ．程序书 程序即是明确工作进行规定的途径。也就是说，针对手册要求要做的工作和要求 程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常应明确活动的目的和范围，做什 么事情和由谁来做，何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对 活动进行控制和记录等。 3 ．工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作， 很多公司亦称为工作指引或作业标准书。 4 ．表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做 记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所 以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目和内容。 一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如采购程序、 纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的 格式，例设备使用指导书、产品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。 三．文件的结构 一份文件的结构往往视其需表现的内容而定。一份文件一般完整结构有： 1、目的 2、范围 3、权责 4、定义 5、作业内容/文件内容 6、参考资料 7、附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：  1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？  2 ．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编 时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件的内容只 针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显 的错误。  3 ．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责。一般在文件叙述时常会就相关人 员担负的权责略为叙