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综合事务系统 用户手册 2006年9月 目 录 引 言 1 本手册使用对象 1 本手册内容概要 2 第一部分 流程应用篇 3 第一章 协作办公事务 3 1.1用户登录 3 1.2会议申请 3 1.3接待申请 5 1.4资产入库 6 1.5领用申请 7 1.6出车申请 10 1.7督办单 11 第二部分 数据管理篇 13 第一章 接待管理 13 1.1功能概述 13 1.2具体操作 13 第二章 会议管理 17 2.1 主要功能 17 2.2 具体操作 17 第三章 值班管理 20 3.1 主要功能 20 3.2 具体操作 20 第四章 外事管理 25 4.1 主要功能 25 4.2 具体操作 25 第五章 车辆管理 28 5.1 功能概述 28 5.2 具体操作 28 第六章 个人事务 36 6.1个人日历 36 6.2个人通讯录 37 6.3电话用户查询 38 第七章 督办管理 40 7.1延时报表 40 7.2滞留报表 40 7.3办文率统计报表 40 7.4督办报表 40 第八章 资产管理 41 8.1功能描述 41 8.2待办事项 41 8.3 易耗品管理 41 8.4 非易耗品管理 45 第九章 督办单 51 9.1功能描述 51 9.2具体操作 51 引 言 本手册使用对象 《北京综合事务系统使用手册》是一本指导用户如何使用综合事务系统的手册。本手册着重对综合事务系统的各事务流程和事务数据管理进行详细的说明。在本手册的指导下，您能快速地学会如何利用本系统提高日常工作效率，参与本单位的信息管理和交流。 本手册主要是针对一般人员和事务管理人员的操作指南，事务管理人员是指具有计算机操作基础知识、熟悉综合办公平台的各应用系统。系统管理员也可以参考本手册，以便更好地支持和培训本单位的各级工作人员。  本手册内容概要 本手册分2部分，共9章。下面简要介绍本手册中的每个章节。 第一部分 流程应用篇 第一章，“协作办公事务”，主要介绍系统中多部门配合流程性功能的使用。 第二部分 数据管理篇 第一章，“接待工作管理”，介绍接待的日常数据管理、查询。 第二章，“会议管理子系统”，介绍会议、通知及纪要的形成与管理。 第三章， “值班管理子系统”，值班表的形成与管理，值班人员的管理。 第四章， “外事管理”，介绍出国人员信息与护照的管理使用。 第五章， “车辆管理子系统”，介绍车辆、驾驶人员信息的管理，车辆费用、人员费用的管理。 第六章， “个人事务管理”，介绍个人日历、个人通讯录、电话用户查询的使用。 第七章， “督办管理”，介绍收发文督办与延时、滞留报表的使用。 第八章， “资产管理子系统”，介绍易耗品、非易耗品库存信息、领用情况的管理。 第九章，督办单，介绍督办章的使用。 第一部分 流程应用篇 第一章 协作办公事务 1.1用户登录 系统有权限操作控制模块，只允许系统注册成功的用户才有权使用。系统集成在协同办公系统中，通过点击“公文流转”链接进入。 登录成功后进入整个协同办公系统，左边菜单栏包括原公文的菜单条，同时新增以下内容模块： 会议管理 值班管理 接待工作管理 外事管理 实物资产管理 车辆管理 督办管理 个人事务 1.2会议申请 流程：提出申请→会议管理员安排→通知发送→结束 点击“会议申请”，进入新的页面： 页面结构：上面为查询部分，下面为查询和新增部分。 填写会议通知申请单 点击“新增”，进入新的页面填写会议通知申请单： 会议名称：对申请的会议一个概述。 会议性质：选择是“临时性会议”还是“周会议安排”。 会议内容：会议的具体内容。 参加人员：点击进行选择。 参加角色：选择参加会议的角色，如：局领导。 待定人员：输入可能参加会议的人员。 开始时间：精确到分。 结束时间：精确到分。 会议室：点击进行选择。 主办部门：点击进行选择。 填写完之后点击“保存”，出现提示框： 点击“确定”提交到相关人员处办理，点击“取消”保存申请待日后操作。 注意：只有在周一和周三才允许提交会议申请。 1.3接待申请 流程：提出申请→部门领导审核→办公室主任审核→局领导审批→结束 展开接待管理模块，点击“接待申请”按钮，进入接待申请页面： 填写新的接待申请单 接待主题：对新的接待活动一个概述。 接待内容：接待的具体内容和要求。 客户单位：如果客户单位是第一次接待则系统自动进行记录。 客户代表：指客户代表姓名。 其他来访人员：除了客户代表之外其他主要客人。 来访人数：需要接待的来宾总人数。 联系电话：客户人员（客户代表）的联系电话。 来访日期：客户到达的时间。 接待部门：默认为申请接待人所在部门，也可以点击进行选择。 接待联系人：默认为申请接待人，也可以点击进行选择。 接待人联系电话：接待人联系电话。 备注：其