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（一）什么是档案？ 一 什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声相等不同的历史记录。 1）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的； 2）档案是保存备查的历史文件； 3）档案的形式是多种多样的；如文字、图纸、表格，载体有纸质、磁盘、光盘、照片、录音带、录象带等； 4）档案是历史的原始记录； 5）档案是储存和传播知识的一种形式，档案是重要的信息资源； 6）档案的价值与作用： 档案的基本价值是凭证价值和情报价值。档案是工作的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料。 二 什么是科学技术档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 三 建设项目档案基本术语 1、建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实现统一管理的单位。 2、项目前期文件：指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3、项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 4、项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 （二） 什么是档案工作？ 档案工作是按照科学的原则和方法管理档案，及时、准确地提供档案信息，为企业各项工作服务的一项工作，起着维护企业历史真实面貌的重要作用。现代档案工作是运用现代科学理论、方法与技术，管理好各种门类和载体的档案，积极开发档案信息资源，为企业的建设和发展服务。 档案工作的内容主要有：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研工作。 （三）企业档案是怎样形成的，它的特点是什么？ 档案是企业进行生产、经营、科学试验等各种活动的历史记录。 在企业各种活动中为相互交往，上传下达和记录事情必然产生很多文件。经过整理保存下来，就成为档案。所以档案是从过去作为执行传达意图的工具而使用的文件转化来的，不是事后另行编写的。它是随着工作活动的客观需要而形成的历史的原始记录，（而原始性和记录性是档案区别于其他史料的重要之处，也是档案的基本性质）是人们进行社会实践活动的自然的产物。这是档案形成的一种规律，也是档案区别于其它资料的主要特点。档案的特点使档案注重原本、原件，而原本、原件往往又只有一份，这也是档案宝贵的重要原因。实践和经验告诉我们，档案对企业生产经营的促进作用集中地表现在以下两个方面：一是档案作为资料，是我们开展生产、建设、科研、经营管理和维护企业合法权益的重要依据和法律凭证，不可忽视。二是档案是一种信息资源，是企业信息系统的重要组成部分。档案是历史的真实记录。一方面它全过程记录了企业发展历史；另一方面，通过档案资源的开发和共享，又客观公正地反映了企业，是一个企业综合管理和基础管理工作中不可缺少的重要组成部份；是体现一个企业基础管理工作规范化、制度化、标准化、系统化的重要标志；是一个企业政策、措施、办法、规定等基础资料的活字典。 （四）下面我来说说建设项目档案工作中施工单位主要存在的问题 从最近移交的工程竣工档案资料来看，一是施工单位对项目档案认识不到位，不知道自己在工程档案工作中的职责。重工程轻档案，反正档案不是硬指标，在把主要精力放在抓工程建设的同时，没有把工程档案按照“三纳入”的要求，纳入计划管理；纳入领导的议事日程；纳入有关人员的经济责任制和岗位职责。在工程档案上做了多少工作，收了多少图纸、资料，存在什么问题，说不清楚，自己心中无数。在工程验收时，对工程档案管理情况根本不汇报或几句话带过。比如去年竣工的几个工程，拿出去审计就发现了不少工程和工程档案管理方面的问题，如开竣工时间不吻合、缺少原件、原材料的检验报告表格不规范、检查和评级记录表内容填写不齐全（有的只签字不填内容）、复印件多、竣工图不规范等等。 二是没有认真执行工程档案和工程建设“三同步”的原则。即下达工程计划的同时，提出文件材料的归档要求；检查工程进度的同时，检查文件材料的形成情况；验收工程项目的同时，验收工程档案。工程开工建设后没有专人管理档案，给文件材料的收集带来隐患，造成文件材料的丢失，有的文件是后来临时补充，使档案中图实不符和复印件多的情况大量存在，直接影响到工程档案的齐全、完整、准确、系统和质量。 三是在签订施工合同时没有把对工程档案的要求纳入合同中进行管理。对设施工单位在工程档案上的职责和经济责任制不明确，无法约束他们的行为。造成竣工验收前突击整理档案、原始文件资料的丢失造成大量使用复印件、甚至不审核就签字，甚至编造虚假材料应付检查、档案管理混乱等问题。 （五）怎样做好建设项目档案管