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昆明理工大学文件材料整理方法及归档要求 第一章 归档文件材料与整理分工 第一条 归档文件材料 第一条 归档文件材料 第第一一条条 归归档档文文件件材材料料 1、职能部门在其工作活动中形成的、已办理完毕应作为 档案保存的各种载体（包括纸质、声像、实物、电子等）的文 件材料，即为归档文件材料。 2、归档的文件材料应齐全、完整，准确、全面地反映学 校和部门的真实情况和主要活动，对学校当前与将来具有查证 和参考作用。 第二条 归档文件材料质量要求 第二条 归档文件材料质量要求 第第二二条条 归归档档文文件件材材料料质质量量要要求求 1、归档的文件必须符合《中国共产党机关公文处理条例》、 《国家行政机关公文处理办法》的有关规定。 2、归档的文件材料必须为原件（稿），采用质地优良的 载体。 3、纸质文件材料的形成必须符合档案保护的基本要求， 采用规范的纸张（公文采用A4规格），书绘工整、签章完备， 禁止使用红墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸书写。 4、声像及电子文件材料，必须声像清晰、数据完整，符 合规范和标准。 第三条 整理分工 第三条 整理分工 第第三三条条 整整理理分分工工 1、校内各文件形成部门是文件材料整理归档的责任部门， 即谁形成、谁整理、谁归档。 2、综合性上级文件，分别由党办、校办整理归档。专业 性或具体业务性上级文件由贯彻执行部门将承办的结果性文 件材料与上级发文一并整理归档。 3、以学校名义的发文，按照发文字号由办文部门整理归 1 档。即综合性发文（校字、校党字、校办字、校党办字等）， 由党办、校办整理归档；其它发文，由文件主办部门整理归档。 4、学校召开的各种综合性或专业性会议材料由主办部门 整理归档。 5、校内各部门向校党委或校行政的请示、报告及相应的 批复、批转件，由党办、校办整理归档。 6、党委书记、副书记，校长、副校长在校内外的重要讲 话稿，由党办、校办分别整理归档。 7、校内两个以上部门的发文，由主办部门负责汇总归档， 其他部门向主办部门移交。与外单位合作完成的项目，若我校 为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案；若我校为 协作单位，应归档与我校承担任务的部分。 8、由多个部门制发的文件，由主办部门整理归档。 9、撤销机构、临时机构形成的文件材料，由原机构负责 整理归档。 10、重要的来信来访材料（记录、批复、复信等）由承办 部门整理归档。 11、专项文件材料（科研、基建、仪器设备、出版物等） 由课题组、项目负责人、仪器管理人、责任编辑等负责整理归 档。 第二章 整理方法 第四条 整理原则 第四条 整理原则 第第四四条条 整整理理原原则则 1、文件材料的整理应按照“遵循文件材料的自然形成规 律，保持文件材料之间的有机联系，区分其保存价值，便于保 管利用”的原则进行。 2、部门兼职档案人员，应重视平时的积累，遵循“严格 登记、及时收集、认真检查、随办随归、妥善管理”的原则， 2 主动做好文件材料的收集归校档工作，随时将文件材料归入相 应的卷宗盒，以便查找、利用、整理。 第五条 整理分类 第五条 整理分类 第第五五条条 整整理理分分类类 根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规 范》以及中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 的原则，我校档案采用“年度—问题—保管期限”分类法，共 确定十三个一级类目，在一级类目下设置二级类目，必要时设 置三级类目。 在整理中，先将文件材料按年度分开、在年度下按问题分 开、在问题下按保管期限分开。各种文件材料的分类详见《昆 明理工大学档案分类编号方案》。 第六条 整理单位 第六条 整理单位 第第六六条条 整整理理单单位位 1、取消以“卷”为单位的案卷级立卷作法，实行以“件” 为单位的文件级整理方法。 2、“件”是归档文件的整理单位，将归档文件材料以“件” 为单位进行