涂料质量手册及程序文件文件控制程序.doc

 修 改 记 录 修改条款号 修改时间 修改人 管理者代表签名 2 1 目的 为加强文件和资料的控制，确保达到各职能部门文件都是有效版本，防止作废及过期文件的误用。 2 适用范围 适用于本公司与质量体系有关的文件和资料，含相关的外来文件。 职责 3.1厂务部负责下列文件的管理：程序文件、质量手册、公司管理文件、外来文件和资料、与公司有关的法律法规和标准的管理。 3.2生技部负责对配方、工艺资料的管理。 3.3各部门负责本部门的质量体系文件、质量记录及部门管理文件的管理。 4 程序 4.1 本公司文件与资料的分类 4.1.1质量体系文件 一阶文件：质量手册（QM） 二阶文件：程序文件（QP） 三阶文件：作业指导书（QR） 四阶文件：表格单据（WI） 4.2 质量体系文件的制定和批准 文件名称 制定 审核 批准 质量手册 管理者代表 厂长 总经理 程序文件 部门主管 管理者代表 厂长 作业指导书 部门主管 部门主管 管理者代表 表格单据 各部门相关人员 部门主管 部门主管 所有质量体系文件必须经授权人批准后，方可发放使用。 4.3.2文件编号与分类 □□— □□— □□ □ 同阶文件流水号 部门代号 文件分类 公司代码 ①文件分类 CD—公司代码 QM—质量手册 QP—程序文件 QR—作业指导书 B（WI）—表格单据 GL—管理文件 ②部门代号 SJ—生技部 YX—营销部 CW—厂务部 PZ—品质部 ②文件编号 同阶文件用01、02、03等流水号编之；文件的版本第一次规定为A，第二次为B，如此类推。 4.4 文件的发放 4.4.1 所有的文件由厂务部统一编号、登记、管理与发放。 4.4.2厂务部按《文件收/发登记表》上规定的应发部门和应发数量分发文件，签收人员核对内 容和数量无误后签名签收。 4.4.3质量手册、程序文件、作业指导书及相关表格单据均属质量体系受控文件，发放至各职能部门的质量手册、程序文件及作业指导书需加盖受控章方可作为有效版本发放使用（复印无效）。另外相关表格单据不需加盖受控章便可发放使用。 4.4.4 任何人不得随意于受控文件上书写任何文字和符号，不得遗失、损坏和复印受控文件。 4.5 文件的更改 4.5.1 文件需更改时，由提出部门填写《文件更改（补发）申请表》，文件更改的审核和批准 应由原审批人员进行，当原审人员不在职时，可由接替其岗位的人员审批。必要时，文件的更改需进行评审与更新，并再次批准。 4.5.2 更改后的文件按本程序4.4分发，同时回收旧版文件。 4.6 文件的回收和作废 4.6.1 回收旧版文件时，厂务部需检查文件的完整性，并在《文件收/发登记表》中签收。 4.6.2 回收的旧版文件由厂务部加盖“作废文件”章，以示作废；旧版文件的原稿有参考价值 的由厂务部作好标识后保存，以便追踪查询。 3 4.7 文件的管理 4.7.1 所有受控文件和资料由厂务部列入《受控文件一览表》中管理。 4.7.2 文件使用如发现文件少页、损坏或丢失时，填写《文件更改（补发）申请表》经部门主管批准后，由厂务部按本程序发放。 4.8 表格单据的管理 4.8.1 第四阶文件表格单据为受控文件，所有表单厂务部需收集一份，因工作需要修改表单时，修改人员应交一份最新的表单格式到厂务部受控存档。 4.8.2 空白表格单据无需加盖“受控文件”章，可以复印和印刷使用。 4.9 外来文件的控制 4.9.1厂务部要经常和国家有关标准制定部门或标准出版社等单位保持联