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书面沟通种类 备忘录 信函 电子邮件 建议书 报告 摘要 1 备忘录 1 四要素 1 2 3 4 日期 主题 送交 发送 2 分类——按使用对象 公司备忘录 外交备忘录 书面合同的形式之一 外交会谈中，一方为了使自己所做的口头陈述明确而不至于引起误解，在会谈末了当面交给另一方的书面纪要 3 主要内容 双方当事人的签字 4 格式 致 收文者职位 部门发文编号 由 发文者职位 事 发文主题 时 发文年月日 5 范文 致：职员李明 由：经理李华 　　接×××公司来电，谈判人员于明天上午10时30分到达。请做接机及相关接待工作。 　　 　　2016年5月18日 2 商务信函 1 特点与要求 1、内容比较单一 2、结构相对简单 3、语言表述简练 1、结构完整而简洁 2、内容正确而无误 3、语气友好而诚恳 4、礼节规范而自然 5、格式讲究而规范 特点 要求 2 基本结构 信头 存档号码 收信人地址 主题行或标题 称谓 正文 结束语 落款 时间 3 主要类型 IDEA REALIZATION PLANNING 从商务信函的形式及其传递的内容看 商务信函包括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。 从商务信函的沟通目的及其采用的语气看 商务信函可分为 肯定性信函 负面性信函 说明性信函 劝说性信函 4 范文 尊敬的王茵女士： 您好！感谢您坐我们的航班！据我们南航餐饮部主任李波报告说，在您6月19日乘坐我们公司的航班从上海飞往昆明的途中，您的餐盘中发现了一直蟑螂。在此，请接受我们公司对您的最诚挚的歉意。 尊敬的王茵女士，顺便给您送上一份小礼物，再一次表示最诚挚的歉意，祝你工作生活愉快！ 此致 康晓东 南航客户关系部 2008.09.12 4 范文 亲爱的XX公司： 　　您好!我是xx公司的经销商，我司感谢广大群众对我们的购买以及对我们的信任与支持，在11月11日这特别的日子在丽日广场隆重举行“回馈新老客户”的特别活动，您的到来就是我司的莫大荣幸。 　　祝：事业步步高升! 　　xx日用公司 　　2016年5月18日 4 范文 尊敬的田波先生： 我对于贵公司在今年5月即将举行的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会发言。不过十分遗憾的是，今年5月我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 在此我愿意推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2016年5月18日 4 范文 友情提醒 尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于15日内到工商银行缴费存折中备足存款，并与7日后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧时间不足余款，以免引起不必要的麻烦。 谢谢合作！ 联系电话：******* 昆山市供电公司电费组 2009年9月1日 3 建议书 1 特点 存在不确定性 可塑性较强 文本性较强 2 基本结构 标题 . 称呼 正文 署名 日期