如何做好部门控制与协调.ppt

3. 出貨 3.1 訂單處理 控制目標1： 經核准賒銷之顧客開立之訂單，才予處理。 風險： 顧客之信用資訊不完整、不及時或不正確。 控制點﹕確保信用核准資訊系統提供下列資訊是正確且 及時﹐如核准賒購之上限﹑賒欠余額﹑帳齡分 析等。 3. 出貨 3.1 訂單處理 控制目標2： 顧客訂單之處理是正確且迅速。 風險1： 訂價及存貨資訊不正確或非及時。 控制點﹕使用最新的訂價及存貨資訊。 風險2： 顧客訂單資訊未及時處理。 控制點﹕訂購單預先編號﹐并定期跟進超過合理期間而仍未處理之訂單。 風險3： 顧客訂單列示之資訊可能不清楚、不正確或不完整。 控制點﹕向銷售員確認顧客訂單資訊﹐必要時﹐與顧客本人聯絡。 * * 如何做好部門控制與協調 培訓課程 2003年本部所推出的『內部監控課堂糸列』中提到內部控制由五個相關成分組成，計有﹕控制環境﹑風險評估﹑控制活動﹑信息交流及監控及其他相關的控制目標等。現在與各位重温如下： 1. 內部控制的目的在于為團體目標之達成提供保証。 2. 充分的內部控制系統的建立及維護對于集團的管理者有重要責任。 3. 所有雇員在實現內部控制時都充當一定角色。 4. 一般來說﹐內部控制是用來保護資產及其他資源并確保其如管理層指示得到使用的一種方法及程序。 5. 內部控制的本質是監測﹑糾正或預防。監測控制的目的在于察覺可能發生的錯誤或反常行為﹔糾正控制目的在于糾正被察覺到的錯誤及反常行為﹔預防控制則旨在放置該錯誤或反常的再次發生。 6. 內部控制由五個相關成分組成：控制環境、風險評估、控制活動、信息交流及監控。這些組成成分的每一個部分都是管理程序的一個合成部分并在部門內部控制程序中起到明確作用。 7. 控制環境因素包含完整性﹑倫理價值及組織中各人的能力﹔管理者的哲學及運作風格﹔管理者指派權力及職責以及組織和開發人力資源的方式﹑執行委員會提供的注意力方向。 8. 風險評估的一個前提條件是目標的建立﹑在各層面上的聯系及內部調和性。 9. 有效的信息交流必須在更廣的涵義上體現﹐流下﹑交叉然后上反饋到組織結構。所有人員必須從最高管理者處接收到清楚的信息從而可以嚴肅對待其控制責任。它們必須明白其在內部控制系統中的角色如個體行為是怎樣與他人工作相關的。它們必須有一個交流方法及信息流。 10. 不管內部控制設計得如何完善﹐它始終只能是為目標達成提供合理保証。內部控制系統中有一些內在局限性﹐大致如下： 控制的有效性將會因人為判斷時面臨的壓力來處理手頭信息而受到限制。 即使內部控制設計得再好也會崩潰。雇員有時會誤解指令或犯簡單的錯誤。新技朮及電腦化信息系統的復雜性也將導致錯誤的產生。 高層人員也許會為了個人的利益跨越規定的政策或程序進行管理。不可將其與代表管理者行為與規定政策及合理用途的程序的管理層干涉行為混淆。 控制系統周圍可能有雇員共謀。個體的集體行動能更改財務數據或其它管理信息且在某種意義上使得控制系統無法識別。 內部控制目標即想要得到的目標或特定事件循環下的條件﹐如果達成﹐則將使得潛在的浪費﹑損失﹑未授權的實用及盜用的發生最小化。 12. 控制目標包括： 1）授權性 – 該目標用來確保負責人士在交易進行前得到的所有批准有記錄遵從個人或整體權限。 2）完整性 – 該目標用來保証帳目記錄上無被省略的非法交易。 3）正確性 – 該目標用來保証所有合法交易的正確性并與組織交易數據一致﹐其信息應按時間保存。 控制目標包括 6）過失處理 – 該目標用來保証在處理的任何階段中檢測到的過失及時得到糾正并報告給相關管理層。 4）有效性 – 該目標用來保証所有記錄的交易清楚地表現了實際發生的經濟事件在本質上是合法的﹐且遵從管理者的一般授權執行。 5）自然防護及安全 – 該目標用來保証進入自然資產及信息系統的途徑得到控制且嚴格地受限于個人權限。 7）職責分離 -- 目標要保証職責指派給個人使得單個人能控制記錄功能及交易處理的相關程序。 作業層級內部控制 A) 基本作業內部控制 1. 原料及採購 1.1 後勤管理 控制目標1：確保所有收到的材料及相關資訊均經處理， 且及時供生產、倉存等。 風險1： 未把生產計劃與時間表反影在系统中，原料及採 購相關部門未掌控何時需要用材料，或何部生產。 控制點﹕ 『生產計划或生產時間表』須載明需要材料的種 類﹐時間及地點﹔ 『生產計划或生產時間表』均須通知采購部﹔ 定