SharePointServer2010帮助.pdf

SharePoint 2010：共享同步更人性化 从 SharePoint 2007 开始，微软就已经支持离线文件的同步与应用，到了 2010 版本， 加强了这类文件的运用及上传速度，而且支持多种设备，让文件可在多种手机平台上运用， 例如 Windows Mobile 与 Nokia 的智能型手机，都可通过浏览器显示网站内容。 而且 SharePoint 2010 还新增了多种文件格式的共同编辑功能，例如 Word、Excel、 PowerPoint 与 OneNote 等，都可通过这个系统，同时与他人编辑一份文件。而文件编辑完 成之后，可通过 SharePoint Designer 使用所见即所得的方式编辑，直接将文件上传至网页 与他人分享。 使用 SharePoint 2010 对使用者来说，最大的方便就是这套系统已经整合多种商务解决 方案，使用者可以用统一的架构，建立企业内部入口网站(EIP)，并能使用商业智能(BI)分 析数据等。 而且，SharePoint 2010 不仅能与 Office 2010 的文字处理软件相结合，另外还整合了 以往Groove 的文件同步功能，以及Windows SharePoint Services 所提供的网页搭建与服 务平台。另外，若企业还可以构建 OCS，结合 Outlook 还可整合通讯的功能，并且直接与其 它使用者实时通讯，或开启视频会议。 1.加强既有功能，并且新增文件共享与同步功能 搭建一套 SharePoint Server 后，由于使用统一的架构，便于管理者的管理，可以降低 IT 人员训练的成本。再加上具有文件共同编辑的特性，有助于生产力的提升。 虽然，在先前的 2007 版就已具备，或是整合了上述建立入口网站、商业智能，以及整 合通讯等功能，不过 SharePoint 2010 版，另外还加强与新增了几项功能，让文件分享更便 利，增加协同合作的效率。 这些新增的功能，大致可分为文件共享、共同编辑、网页预览、同步与搜寻等，其中， 最显著的改变就是文件的共享与共同编辑。 2.文件共享、离线同步与共同编辑功能 在文件共享的功能上，SharePoint 在之前的版本就可以共享文件，不过当时仅限文件 共享，并无法支持同时在线多人共同编辑。 而 SharePoint 2010 持续提供文件共享的功能之外，还支持 Word、PowerPoint、Excel 与 OneNote 等文件的共同编辑，增加工作的流畅度与信息的实时分享。 共同编辑 要做到这功能不容易，因为文件在共同编辑时，哪些内容是被其它人新增与修改的，或 者该以哪个版本为主等问题，一直都困扰着使用者。 以往对于这类的状况，一般常见的状况是，系统会跳出提示信息，提醒目前文件有其它 使用者正在编辑，因此会储存成文件的副本，文件名则修改为编辑文件的使用者名称与修改 时间。这样做的好处，是确保多位使用者同时开启同一个文件时，不会发生较晚储存的使用 者将先前的变更覆盖掉的状况。但缺点是同一份文件会有多个版本，若总共有 10位使用者 同时编辑，就会有 10 个文件副本，在整合信息的时候非常麻烦。 而这次 SharePoint 2010 的共同编辑功能，只要有其它使用者正在编辑同一份文件，使 用者可以知道目前有多少人正在在线编辑这份文件，而目前所编辑的部份又是哪些，都可以 一目了然。而且，只要其中一位使用者将文件修改过，并且储存之后，其它使用者就能够实 时地发现文件更改过，因为新增或修改的部份会被特别标示出来，在共同编修文件时，可以 更快速了解内容与更新项目，让文件的阅读更有效率，有效提升团队的工作与沟通效率。 在文件协同作业上，除了我们比较熟悉的几套 Office 软件的应用，最特别的，就是在 Office 2007 时就提供 Live Sharing Session 与分享笔记本功能的 OneNote。 这套文字处理软件，最大的特色就是所支持的文件格式非常多。由于它是以笔记本概念 为出发点的文书工具，因此随时将所得到的信息记录下来，变成了不可或缺的功能。因此， 我们可以在 OneNote 上编辑与贴上文字、网页、图片，甚至 PowerPoint，以及 Excel 的报 表等。 可以随手记录的特色，加上可与多位使用者共同编辑的能力，让 OneNote 在群组讨论， 与共享信息时的应用上更加方便。 文件离线处理 在线协同作业时，能否支持离线使用也是文件共享相当重要的一部分。实作