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案例学 Excel 2003 职工档案表 员工档案管理与工资表 案例一：职工档案管理 同是档案表格的应用，Excel与Word的实现途径有很大的不同。 本案例通过员工档案的实例操作，讲述工作表最基本的功能和制作过程中的一些常用步骤，通过这些不同于Word制表的操作步骤，可以体会Excel对数据管理和实现上的独特风格。 案例说明：职工档案管理 职工档案是公司最基本的档案材料。公司员工的招聘、辞退、晋升等因素会不断引起档案材料内容的变化，给档案管理工作带来一定的难度。 Excel电子表格作为微软公司开发的 Office办公组件之一，为职工档案制作的电子化、档案管理科学化提供了一种方便的技术手段。 如图所示是一个虚拟的公司职工档案表，我们以“职工档案”表格为例讲述工作表的基本操作。 案例说明：职工档案管理 案例说明：职工档案管理 “职工档案”工作表的性质属于一般性表格应用，无须计算，用不到函数，其制作过程和 Word 中的表格应用基本相同，组成元素都是由标题、栏目（表头）和数据组成的。所不同的是，Word表格需要插入和手工绘制，而 Excel 表格是现成的。 在 Excel中可以通过拖动一个单元格的数据编号实现自动编号；通过使用记录单工具轻松完成数据的输入；通过为单元格设置填充完成表格的美化等。 案例知识点：职工档案管理 向电子表格中输入基本数据 单元格的各种填充方法 单元格的格式化操作 制作步骤1：职工档案管理 一、新建“职工档案”工作簿（ Excel文件后缀.xls） Excel对数据的管理方式是通过“工作簿”和“工作表”来完成的。 第1步 启动Excel 2003。Excel 2003启动后，会默认建立一个Book1工作簿。 第2步 保存文件 ，文件名“职工档案”。 注意：在“保存类型”下拉列表中应选择“Microsoft Office Excel工作簿” （.xls格式）。 第3步 在A2-H2单元格中分别输入文字“职工编号”、“姓名”、“性别”、“部门”、“出生年月”、“住址”、“联系电话”等表头项目，如下图所示。 步骤1：新建职工档案工作簿 制作步骤2：职工档案管理 二、设置 Excel自动选择输入法录入数据 在“职工档案”工作表中，单元格区域需要输入文字或英文和数字，制作过程中要不断切换输入法，大大影响了工作效率。通过设置我们可以让 Excel自动选择输入法。 第1步 确认汉字输入法（如智能ABC）已打开，选取需要输入数字的区域：按住Ctrl键不放，拖动鼠标依次选取A3:A8、F3:F8、H3:H8区域，如下图所示。 第2步 单击“数据→有效性” ，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”选项卡，在“输入法模式”下拉选项中选取“关闭（英文模式）”，单击“确定”。 步骤2：自动选择输入法 第3步 选取B3:E8和G3:G8区域，此区域是输入汉字区域，单击“数据→有效性” → “输入法模式” → “打开” → “确定”。 三、 设置“0”居数字首位录入编号 “职工编号”通常需要输入开头为“0”的数字。在 Excel工作表，数字“0”是不能居首位的，我们可以设置“职工编号”单元格区域的数据格式为“文本”格式，这样数字“0”被看作一个字符，就可以居数字的首位了。 第1步 拖动鼠标选取工作表A3:A16单元格区域。 第2步 单击“格式→单元格” → “数字” →“分类”区域中选择“文本” →“确定” 制作步骤：职工档案管理 四、设置日期格式输入日期 “职工档案”表中“出生年月”单元格区域格式为日期型。 第1步 拖动鼠标选取需要输入日期型数据的区域（F3:F13区域）。 第2步 单击“格式→单元格” →“数字” →“日期” 第3步 完成日期型格式设置后，使用数字小键盘和“-”键在F3:F13区域快速输入日期。 制作步骤：职工档案管理 五、调整和美化工作表 1．调整列宽 移动光标到列标签的边界位置，当光标变成双向箭头 时，向右拖动鼠标可以调整列宽，列宽符合要求之后释放鼠标；也可以双击列标签的边界位置来自动、快速地调整列宽。自动调整之后如果不满意，可再使用鼠标精确调整。 例如：“住址”单元格区域 中的数据不能全部显示，直接双击 G列与H列标签的分界线，即可全部显示。 步骤5：调整和美化工作表 2．合并单元格，给工作表添加表头。 选取 A1:H1区域，单击工具栏上的“合并及居中”按钮 ，在合并单元格中输入文字“职工档案”，文字自动居中对齐。 或者，选取A1:H1单元格区域， 格式→单元格→“对齐” →选中“合并单元格”选项→“确定” 步骤5：调整和美化工作表 3．设置文字的字体及对齐方式 对“职工档案”工作表的列标题进行字体设置。