如何创造高效率的会议(55).ppt

内 容 提 要 会议现状分析; 成功会议的准备工作; 影响会议的个人因素; 会议的领导艺术。 第一单元 会议现状分析 会议所呈现的趋势； 无效率会议的惊人开销。 一、会议所呈现的趋势 · 开会次数与时间增加； · 跨部门之协调会议增加； · 所有相关阶层的专业人 士参与。 二、无效率会议的惊人开销 一个好的会议设计与开会技巧，事实上，可以节省一半的开会时间，决策过程也会变得较有效率。也就是说，花在无效率会议上的每一分钟，其实可以节省下来，多做一些真正攸关企业生产的事。而重新检讨改进不当的会议进行方式，所节省下来的巨额开销，也可以提高企业竞争力。 第二单元 成功会议的准备工作 成功会议的准备工作之一 如何理清开会的目的与诉求； 会议形式与领导风格； 如何遴选与会者； 会议规模； 会议地点。 如何理清开会的目的与诉求 开会的目的与诉求，应尽可能以一句话清楚地陈述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。 会议形式与领导风格 咨商式会议； 决议提报式会议； 责任完全交付式会议 开会形式与过程 决定与会者资格时所应考虑的要项：· 跟讨论题目有直接关联的人 · 可提供无法从他处取得的资讯 · 发言具有代表性，能为其团体负责 会 议 规 模 会议规模直接影响到互动的状况。对于减少阶层间的隔阂，强调上级与部属沟通畅通的公司，控制会议规模（即与会人数）更显得格外重要。 会 议 地 点 会议地点应考虑的因素： ★ 找一个肯定不会受到打扰的地方 ； ★ 会前应确定电话已被移出会议室； ★ 注意使与会者有足够舒适以集中 精力开会， 但不要让他们舒服得 想瞌睡 ； ★ 关注音响效果。 成功会议的准备工作之二 会议时间 座位安排 传达开会通知 议程设计 会议记录 会议规范的制定 会 议 时 间 根据行为学家的研究，同样目的的会议在不同时段召开，会有不同的结果，所以“因时制宜”来开会有其必要性。 座 位 安 排 与会者座位安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设一个座位安排方案，给会议创造一个良好的机会来达到目的。 传达开会通知 开会通知应包括请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标。 议 程 设 计 好的议程设计有助于讨论上轨道，避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标。 会 议 记 录 与会者的重要发言及决议都应正确地记录下来，并在会后发给与会者。 会议规范的制定 会议规范指的是大家达到 共识的会议守则，每次开会就 照此守则来进行。 第三单元  影响会议的个人因素 常见的人格标签与刻板印象 个性与影响力 性 别 与 影 响 力 如何在会议发挥影响力 一、常见的人格标签 与刻板印象 外貌与偏见； 年龄的刻板印象； 工作种类的刻板印象。 二、个性与影响力 内向与外向性格； 权威型人格； 心机型人格。 三、性 别 与 影 响 力 四、如何在会议中 发挥影响力 发言、常发言、控制发言长度; 发言流利有权威感; 发言有系统。 五、评估与会技巧 第四单元 会议的领导艺术 一、主席的八大职责 ?营造和谐气氛； ?确保议程进行； ?总结讨论内容； ?引导发言者解释令人困惑的发言； ?帮助与会者理清不假思索想法； ??尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况；　　　 ?减少与议题无关的争辩与讨论； ?保持中立态度。 二、主席的开场白 约有1/3的与会者抱着“纯与会”的心态 出席而并不想在会中发挥影响力 ； 约有1/3的与会者不知开会的目的及主题； 约有1/3攸关决议质量的与会者会缺席； 约有1/3的与会者觉得很难在会中发挥影响力 。 三、关键性的三种领导态度 主席只是辅助决议达成，而非决定决议应如何达成； 多让员工参与决策过程，有助于提高向心力； 应鼓励而不是禁止异议。 四、发言时间的分配 了解与会者互动情况最简单的方法，就 是观察成员所能分配到的发言时间。 理想中良好的6人发言时间分配表 主席…………………25% ? 会议记录员…………15% ? 成员甲…………