EXCEL在小微企业管理应收账款中应用.docVIP

EXCEL在小微企业管理应收账款中的运用 　　【摘要】利用EXCEL可以帮助小微企业对应收账款数据处理、数据分析和辅助决策起作用。在处理庞大数据时，用手工方法统计需要花费大量时间，甚至出现错误，运用EXCEL可以快速、准确的得到计算结果，可以使复杂的工作变得简单，提高工作效率 【关键词】EXCEL 小微企业 应收账款 一、应收账款定义 应收账款（Receivables）是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务，应向购买单位收取的款项 应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权。因此，应收账款的确认与收入的确认密切相关。应收账款账户在设置明细账进行核算时可以按购入的不同种类货物和接受劳务的各个单位来分类。会计人员做账时，对收进的存款一般确认为应收账款 企业持续经营发生的各种资源耗费需要用收回的应收账款来弥补亏空，而收不回来的坏账企业也应采取相应措施，催收所欠账款。当企业面临无法收回所欠账款的情况时，应早做准备，对符合坏账条件的应收账款按规定程序报批审核后，将该账户转为坏账损失科目处理 二、应收账款处理方式的现状及问题 应收账款管理是企业一项非常重要的工作，在以往手工方式下，这项工作非常繁杂。通过总结企业应收账款管理的流程，能够使用EXCEL快速、高效的完成工作，大大缩短工作流程，简化工作步骤 目前，大部分小微企业在处理应收账款时还是停留在手工处理阶段，数据处理复杂，浪费时间。还有部分企业购买专业系统软件来进行处理，但是购买系统也存在问题，会存在不适合本公司财务处理的细枝末节，但是要进行自行开发也是困难重重：首先，成本高，投入资金大;其次，系统漏洞多，需要请专人维护系统，人力成本高。因此，使用EXCEL来进行应收账款管理，操作简便，方便管理，而且使用EXCEL能够根据公司情况设置工作表，自行增减项目。但是使用EXCEL处理应收账款，如果基础表格设计不正确，必要项没有设计录入，数据录入后没有进行规范整理，复杂计算还是使用原始手段，没有灵活运用函数简化计算，对数据没有进行分析，总结，那么，对应收账款的处理也没有帮助。因此要根据正确流程来处理应收账款 处理流程图 三、EXCEL处理应收账款流程 （一）设计基础表格 1.客户基本情况表。根据企业应收账款管理需要，建立如表1所示的客户基本情况表，统计客户公司的基本信息，再根据基本情况表来进行设计后续的应收账款汇总表，账龄分析表。如表1所示中，新建一个表格命名为客户基本情况表，然后在表中新建一个表格，输入客户名称，地址，联系人，电话号码等相关信息。如果在实际的操作过程中，可以根据自己公司的情况进行适当的增加减少项，这张表格的资料填写是否齐全是以后查询客户信息的必要条件。客户信息表将与其他工作表建立关联，减少重复输入工作 表1 客户基本情况表 2.应收账款汇总表 应收账款汇总表截图 在EXCEL工作簿中新建工作表命名为应收账款汇总表，第二行输入序号、公司名称、发票号码、开票日期、付款期限、到期日期、应收账款金额、已收金额、未收金额、到期提示等项，项目可以自行设计增减 3.坏账准备计提比例表 表2 坏账准备计提比例表 建立一张表格，在表头处输入标题，适当地调整一下行距。然后在表格第二行输入逾期天数和计提比例，接着像表2那样依次输入天数和计提比例 4.账龄分析表 账龄分析表截图 新建工作表命名为账龄分析表，表名就是账龄分析表，第二行依次为公司名称、发票号码、到期日期、未收金额、是否到期、过期天数和坏账准备。要在建立表格时候注意的是第二和第三行要分析需不需要进行合并 （二）整理不规范数据 应收账款汇总表中的数据是根据公司交易所发生的赊销记录进行填写的。在操作过程中需要注意的是单元格格式的设置，像开票日期和到期日期这些都是需要设置日期格式的，因为到期日期=开票日期+付款期限，所以要正确设置单元格格式。选中目标单元格，对单元格格式进行修改，把格式改为“日期”。付款期限加上开票日期就是到期日期，对计算到期日期很关键，且付款期限作为天数，把它设置为大于0的整数。因此，根据这些需求，我们在设置付款期限时可以设置数据有效性。具体操作为：先选中付款期限这一列，然后单击“数据”菜单下的“数据有效性”，有效性条件为允许“整数”，数据“大于”，最小值为“0”。在此基础上还可以设置出错警告，在输入不符合条件的数据时，会弹出提示信息“请输入大于0的整数”。设置数据有效性给在未来操作时对输入正确的付款期限数值提供了保障，在出错时能够及时发现，大大降低了手工输入错误的概率。应收账款金额和已收金额都是手工输入的，但是未收金额是需自行计算，只要设置一个公式就可以完成计算，即未收金额=应收账款金