秘书实务第四章接待工作.ppt

第四章 接待工作 第一节 前台接待工作 第二节 团体接待工作 第一节 知识与技能 实训1：迎接招待客人 一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。 二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话 请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带 到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容 按照实际情况演练迎接招待客人的基本方法。 知识与技能 接待程序与“四个知道” 接待的有关程序 客人抵达前的准备 受领任务、制定方案、组织配置资源、检查落实 客人抵达后的接待服务 客人离去（后）的有关工作 “四个知道” 知道客人的基本情况 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具 知道客人的活动日程、意见和要求 知道我方的接待指导思想和接待规格 接待方案中需要做到的“九个明确” 制定方案在接待工作中起到规划指导和沟通和协调的作用，要做到九个明确 迎送安排要明确 住地安排要明确 就餐安排要明确 活动和日程安排要明确 车辆安排要明确 宴请安排要明确 费用支持要明确 新闻报道要明确 分级接待要明确 组织配置资源和做好检查落实 组织配置资源 “巧妇难为无米之炊”。完成接待任务，必须有一定的物质基础做保证。筹划和运用好人力、物力等劳务保障，通过做好接待调度，组织、配置和整合各种资源，才能保证接待工作的顺利进行。 做好检查落实（小故事） 客人抵达后的接待服务工作 一、客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱乐、参观等。 二、在接待的过程中，特别是负责人，一定要掌握全局，整合好各方面的力量。 三、在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌握到达和离开的时间、确定迎送规格。 会见会谈的注意事项和程序 注意事项 了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见会谈的目的和性质。 通知有关人员和部门做好准备。 安排好会见（谈）程序。 安排好座次。 会见会谈的程序 我方人员应先到会客室； 工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎； 如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； 记者来访一般安排在正式会谈前； 会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。 会见座次安排 1.与外宾会谈 2.与上级领导座谈 注：A为主方，B为客方 注： A为上级领导，B为主方领导 会谈座位安排 长条桌 沙发室 注：A为上级领导，B为主方席 签约座次安排 会议的主要程序和注意事项 会议的主要程序 制发会议通知 选定会场 确定会标、回头标和宣传标语 排列会场座次 组织发奖等 会场布置（大中型会场布置中的要求） 会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物 小型会议会场座次排列 小型会议分两种就座形式：1.自由就座；2.面门设座 座次排定：以面门为上，居中为上，以左为上 大型会议会场座次安排 宴请安排 两个熟悉 （1）熟悉宴请安排的内容， （2）熟悉宴请的环节。 宴请安排的内容 （1）预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 （2）掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。 （3）要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 （4）提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 （5）严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 （6）做好引导和服务。 宴请的三个环节 （1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次 宴请座次排定图 1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有讲台 时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。 （桌数较