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麦肯锡咨询方法 开会是挺麻烦的事情。有人说所谓开会就是人们大声说话却又说不出什么来，最后所有的人都不同意别人的意见；也有的人说开会就是你做会议记录的同时，虚掷了几个小时的时光。开会是商界中最昂贵的一种交流活动。许多专业人士发现他们每周有一半时间花在各种会议上。既然花这么多时间在开会上，人们就希望在这个高科技时代，会议过程能够接近完美。然而人们似乎也都下意识认为，大多数会议都是浪费时间、效果欠佳、劳而无功。以下图标提供了一个有效会议召开的清单，以利于咨询顾问们规划一个良好的计划，积极地推动、发现和解决问题，以便向好的方向发展，最后经过反思和评估使会议效果不断得到提高。 谢 谢 * 有效会议的召开 1、目的应该说明为什么需要开会。请完成以下句子来说明会议的目的： “会议的目的是为了……” 2、结果使会议有了中心议题，因为它预期会上将会共享那些信息、将会做出什么决定以及采取什么行动 3、计划指实际的会议议程，包括领导人、会议内容、共享信息、会议过程以及会议时间 会议的目的是什么 会议预期的结果是什么 有没有必要通过开会来达到上述目的和结果 有没有开会的替代物存在 谁应该参加会议 被邀参会者之间有什么关系 会议的计划是什么 可能会有什么意想不到的问题发生 制定一个“POP”：目的、结果、计划 会前要问的问题： 会议计划 分派角色使会议顺利进行。比如: 主持人：客观的引导会议 共同主持：帮助主持人 书记员：用活页挂图标出会议决定或行动 笔记员：记录决定或行动，与别人分享 观察员：使会议得以持续并作会后评估 计时员：监督会议时间，避免议题分散 其他：根据需要决定是否让其他人参会 制定程序规定参会者在会上如何表现，使会议始终重点突出。 所有人必须参加 争论应对事不对人 按时开始和结束 一次只有一个话题 保密性 对会议进行评估 积极推动战略 花几分钟进行签到，让参会者一开始就参与进来。这是价值非凡的交流阶段，为整个会议奠定了基调。试试下面的方法： 1、5分钟非正式谈话时间 2、两人一组讨论预定议题 3、所有与会者交流业务关注点和好消息 特定区域是记录重要项目的一个可视空间，但它与当前议题无直接关系。 特定区域与停车场中的汽车一样，它是转移到下一个地点的重要工具，但它对于目前的场所（或者当前的会议目的）没有意义。指定一个书记员在活页挂图上记录议题。 如果没有精心计划，做演示有可能做得费力不讨好。请遵循以下程序，以确保你的想法的质量和重要性： 将演示与讨论分开来 只有在演示的过程中允许澄清问题 向与会者提出需要深入思考的问题 你同意/不同意哪些观点 如何改进提议 提出了哪些新问题 会前任务指的是开会前参会者就要完成的任务。布置任务时，应遵循以下规则： 解释会议的重要性 给出足够的准备时间 给出清楚的指示（如阅读、分析等） 强调要在会前完成 只布置那些你确定会上要用到的任务 计划好在会上运用这些已完成任务的过程 布置会议小组的工作流程方案： 进行小组讨论 分成任务相同的小组，报告结果 分成任务不同的小组，报告结果 重点突出，简短地报告结果 为思考留出时间 小组活动的过程 决策过程 布置会议的工作对十人以的会上来说非常有用，它还可以有效地缩短会议时间，并达成最优结果。 确定会场要求 确定布置小组的规模 计划该小组的人员组成 确定布置会议小组的工作流程 关于活页挂图的建议： 如果可能，将参会者说得话都记下来 让不同的人来充当书记员 保持所有的信息都可视化（用挂图） 当想加入自己的想法时，要与小组商量 诠释别人想法时要征得人家同意 划出并利用特定区域 用不同的颜色 打印出来的图标要清晰 活页挂图的重要性表现在： 使会议重点突出 免去参会者记笔记之苦 后来者也不会漏掉重要内容 去除人为因素 对笔记员有帮助 保持会议过程的可视性和人情味 几个彩色笔和一个书记员就会让你轻松描绘出一幅会议络脉图 处理纠纷： 承认人的感情不可能被真正排除在会议之外，所以应让其公开表达出来。 保持中立。尊重人们表达情感的权利并鼓励他们表达出来。 首先要理解别人，然后再寻求别人理解。 要在这方面做出表率。 处理感情可遵循以下方式： 遵守沉默规则（沉思默想时间） 会间休息 就卡片上的问题进行沉默的脑袋风暴 充分交流每一人的关注点 积极进行小组讨论，互通信息 确认有争议的领域、共识以及消除分歧的办法 回到原先讨论的议题或目标上 再次集中讨论最初的主题或目标 帮助性行为： 提建议：“……怎么样？” 建设性：“将戴安娜的想法建立在……” 寻找信息：“请描述……” 寻求不同方案：“肯尼，你认为怎么样” 提供信息：“这是我的报告……” 给出意见：“我认为……”