协同工具书：二元工作流的基本工具.pdf

协同工具书：“二元工作流”的基本工具 “二元工作流”的协同管理思想是如何在软件中实现的？在协同软件中有一系列具体技术和工具。这 里分析其中基本但重要的三种：智能表单、流程管控和多维呈现。 1) 智能表单。“表单”是最基本的管理工具。它为实现某一具体目标，将制度的流程和要素有机结合起 来，形成一张有序表格，在相关人员手中流转、审批。协同软件与 OA 都致力于将纸质表单转化为“电子 表单”，也都可实现电子表单通过网络的自动流转。所不同的是，协同软件中的表单不仅能原样模拟表单的 内容和流程，而且还具有“智能”，以支持更加丰富的流程应用。 “智能表单”至少具有三方面的性能：流程绑定、流程分拆、多视图。我们以图1 的“出差申请单” 为例来加以说明。图 1 分为三个部分，左侧是一张完整的申请单，中间是与申请单相关的流程，右侧是多 视图申请单。具体分析如下。 图 1 智能表单特性示意图  流程绑定和流程分拆。对于表单中的任意单元格，都可以在后台设置中详细定义它与某个流程中 的某个节点之间的联系。这样当表单提交的时候，就可以触发与单元格相关的流程，从而实现表 单与流程之间的自动切换。更奇妙的是，同一张表单可以被拆分为多个流程，每个流程集中处理 一件业务，避免不同业务之间混淆干扰，这大大加强了表单绑定业务时的灵活性。如图 1 ，这种“绑 定”与“分拆”的机制是这么定义的：  出差人：出差人是所有相关流程的发起人，所以与流程的起始节点绑定；  出差时间、结束时间、出差地点、交通工具：这些信息是部门领导所审批的内容，因此与部 门主管这一节点绑定；  预支费用、费用来源：这些信息是财务负责人所审批的内容，因此与财务主管这一节点绑定。 上述单元格共同绑定了一个“出差审批”的串行工作流，它由出差人发起，由部门主管和财 务主管审批。  相关部门：该信息与相关部门相绑定；  相关人员：该信息与相关人员相绑定。 上述单元格共同绑定了一个“出差业务配合”的串行工作流，它由出差人发起，由相关部门 知会，并交付相关人员执行。  公务、私事（联系人）：该信息与相关人员相绑定。 上述单元格共同绑定了一个“紧急联系人告知”的并行工作流，它由出差人发起，同时告知 公务紧急联系人和私事紧急联系人。  多视图。多视图是将表单中的某一局部的相关数据提取出来，组成一个新的表单，提供给相应的 人员来查看。它有两种情形，一种是只展现关键信息，将次要信息折叠起来，在需要的时候再展 开；另一种是只包含与权限相关的信息，将无关信息删除，使之不可见。在图 1 中，右上角是“财 务人员所见表单”，它只展示了财务人员关注的信息如交通工具、预支费用、费用来源等。如欲了 解更详细信息，则可点击表单底部的下拉箭头，以展开完整表单。图 1 的右下角是家人所见表单， 它只包含了出差的时间、地点、交通工具等信息，而与业务内容相关的信息则一概删除。如果出 差人在协同软件中设置了家人用户，则这个表单既可让家人知道出差人的差旅安排，又不泄漏业 务机密。 通过智能表单，协同软件可以在制度、流程、人员之间灵活构建、自由切换，既确保了制度的刚性， 又实现了流程的柔性，并具备高度的自动化和一定的智能性。这是“二元工作流”得以实现的重要技术工 具。 2) 流程管控。“流程管控”是指协同软件为每一个流程参与者提供多种检查、监控及督促流程进展的方 法和手段。“二元工作流”在传统工作流理论上做了很大的突破，将人的主观因素纳入其中，与纯粹的“工 作流管理系统”已经有了本质的区别。在“工作流管理系统”中，所有的流程都是一旦启动就自动触发的， 运行过程无需人的接入。但在“二元工作流”系统中，人的因素带来众多的不确定性，工作流很可能在某 个人为环节中被迟滞或截断。为此，就需要设计一整套的“流程管控”机制，为流程运行提供更多的推动 力。 图 2 是“二元工作流”的管控系统总体结构示意图。它以一个流程为例，将流程的各种管控措施展现 出来，这些措施都被纳入到协同软件的架构之中，在流程运行中会发挥各自独特的作用。由于这个图类似 于磁力线的空间分布，所以也可以叫做“流程管控磁力线”，它形象地表达了协同的发起者对于协同行为的 作用力。