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事业单位档案的归档文件整理研究 　　摘 要：事业单位档案归档文件的整理工作对于事业单位业务的开展有着十分重要的意义，不仅是事业单位开展业务的文件基础，也为事业单位业务的开展提供依据。我国事业单位档案的归档文件整理工作的具体开展应当结合事业单位归档文件的内容及性质对其进行分类处理，以达到最优利用的效果。通过对事业单位档案的文档整理工作的步骤进行分析，发现其存在的问题并且提出一些优化归档文件整理的措施 关键词：事业单位档案;归档整理;分类;查档 一、事业单位档案归档文件整理的目的及意义 事业单位中的重要文件较多，并且数量大。单位之间的往来文件中也包括一些重要文件。这些文件及公文不仅对事业单位当前的业务起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及时调出查看。因此，事业单位的归档文件整理具有十分重要的意义 事业单位文件整理的目的在于使纷繁复杂的文件变得井井有条，不仅保留文档的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能够及时找到相关的文件。这样有利于提高事业单位的工作效率，对于日后的文件研究也能提供较完整的文件资源 事业单位中的文件主要包括以下几个部分：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件主要包括事业单位之间的公文往来、上级事业单位对下级事业单位的通知、批复及业务上的指导等文件，甚至节假日放假通知等。组织人事类文件包括事业单位工作人员的人事档案、对于事业单位工作人员的任命、工作调动、罢免辞退等的公文。业务类文件包括事业单位出台的与其业务相关的工作实施细则、具体的业务流程、事业单位的职责要求等内容。业务类中最为重要的则是与群众息息相关的业务经办类等资料文件。如在社会保障局会对参保人的参保资料进行存档，这种存档的准确性和完整性关乎参保人的待遇享受问题 二、事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项 现阶段，我国很多事业单位都建立了与其业务相匹配的归档文件整理系统。我国档案局也发布了一些相关命令来完善归档文件的整理工作。如档案局2009年第8号令就对事业单位的文档整理中机关文件材料归档范围和文书档案保管期限作出规定。因此，事业单位档案归档文件的整理应当在这些规定的指引下进行，并且事业单位归档文件的整理应当在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》下进行。总结来说，事业单位通用的归档文件整理可以分为以下几个步骤： （一）对事业单位的文件进行分类 事业单位档案归档文件的分类是对文件整理的基础性工作。事业单位的文件可以分为如下三类：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。将事业单位的文件分为三类主要是依据其文件内容的不同。这三类文件具有其鲜明的特点 综合类文件包括的内容较多，除了组织人事类及业务类文件外都可以将其归入到综合类文件中。从利用的频率上来说，综合类文件的利用率较低。一般情况下，综合类文件的时效性较强，很少会有工作内容涉及其文件内容。但是为了文档整理的完整性，应当对综合类的文件进行整理。首先可以依据文件年份的不同来对文件进行标注以完成初次整理。对于综合类文件中存在关键词及主要特征进行整理、登记 组织人事类文件的利用率处于三类文件的中间，组织人事类文件主要用于事业单位员工的五险一金的缴纳，退休的办理、对于事业单位员工的等级确定及职位的确定提供书面的依据，员工在日后填写履历、变更职位、参与竞选等事情上起到证明其身份的作用。此外，组织人事类文件还能够证明事业单位员工与事业单位之间的劳动关系，对于事业单位员工的劳动权益的保障起到重要作用。组织人事类文件同时还发挥着考察事业单位员工工作等级的重要依据，事业单位员工的表现及每年的工作情况都会体现在组织人事类文件中。组织人事类的档案的整理应当按照入职的年份及文件发出的年份进行初步划分，为接下来从细节上的整理提供条件 业务类的文件是事业单位文档整理中数量较多的一类文件，也是事业单位中文件利用率最高的一类文件。业务类文件中利用率最高的则是与业务相关的操作指引及规范，对于这类文件应当保存好其原件，若无涉密内容，其复印件则可以发放到事业单位员工手中，并且还应当对广大民众公开。对于涉及公民权利确认或者权利变更的这类业务文件则应当做好保密工作，同时对于此类文件的整理应当十分仔细认真，防止出现文件丢失、被盗等情形。如在社会保障局的经办业务中，参保人的姓名或身份证号码变更时所需户籍管理部门出具的证明资料、医保报销时所需的收费收据（发票）和疾病诊断证明等资料，这些资料属于原始资料文件，丢失后难以补办，因此应当仔细整理保存。同时，业务类的文件应当按照年份的不同进行初步整理 （二）对事业单位的文件进行编码、存档 对事业单位的文件进行分类后，还应当对文件进行编码及存档。综合类文件、组织人事类文件及业务类文件都可以依据年份进行编码，这也是文件