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时间管理-如何成为上司的得力助手解读

80/20法则 花最少的力气,获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的 80/20原理意示图 80% 时间 20% 时间 80% 成效 20% 成效 重要的 少数事物 琐碎的 多数事物 目标金字塔 长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标 目标设定 (Goal-setting ) 目标设定原则(SMART): (Specific)目标要具体;(Measurable)目标必须是可衡量的;(Achievable)目标是可能实现的;(Realistic)目标是切合实际的;(Timetable)一定要设定时间表 目标设定的七个步骤: (1)先拟定您期望达到的目标(2)列出达到目标后的好处(3)列出可能的障碍点(4)列出所需信息或资源(5)列出可寻求支持的对象(6)订定行动计划(7)订定达成目标的期限 执行能力的强化 良好工作习惯的养成 兵贵速战速决 可以早上做完的事,决不拖到下午完成 可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时 养成做备忘录的习惯 備 忘 錄 时间管理的利器: to-do List 备 忘 录 紧急的事情 1.高阶今天交待 2.临时状况 重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富 Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日 Routine Work 1.日常工作 2.定期约会 “执行”的写照 Just Do It 奉备忘录的To Do-Check List如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20% 执行能力锋利如倚天剑.剑锋到处,刀折剑断 执行不是一成不变的 合理性Reasonable探讨表示用心 试探一下是不会损伤毫发的 平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果 执行的速度:兵贵速战速决 养兵千日,用在一时(资源珍贵) 时机稍纵即逝 将变量降至最低 生米已煮成熟饭型(老公,来不及了) 自废武功型(成绩已经贴出去了) 客户的感受 加快速度,才能势如破竹. 兵贵速战速决的时机 并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 #1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作 (丢球) #2重要事件的关键任务.通常要完成此 关键任务只占全部项目时间的20%. #3时机稍纵即逝的机会.有时候机会的有效性仅限于某段时间,甚至短到几分钟而已. 让程序进行最迅速的方法 当然需要先了解程序及关键点 见面三分情 亲自与关键人物(经理)面对面沟通 执行的技巧: Key Success Factor 灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走 (游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体 关键重点在计划阶段时即被简单勾勒出来 做对的事情,并不会耗费太大的力气.反而做不对的事情,才需花时间东补西补. Buffer缓冲区 并不是每件事情都那么的急 如果我们每件事情都要即时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的 所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们 如何处理情绪低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定义 完整的 相关的 善后的 记录的文件 通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情 消除时间杀手 所谓时间杀手就是浪费时间的事情,如:电话干扰、不重要的会、不速之客、总是在做救火的事情、拖延的习惯、犹豫不决、过度承诺、责任界定不清、缺乏所需協助资源等等 若要消除时间杀手,您一定要厘清工作的重点:把工作重点拟出来,然后作出抉择 有效的项目管理 当在工作上与时间管理上愈来愈有绩效时,可能会被指派更多的工作 其内容包括(1)多重的工作计划 (Alternatives) (2)定义理想的指標(3)设定完成期限(4)列出完整的工作清单(5)风险预估和替代方案 (Backup Plan) 崔西定律: (1)工作的困难度 = (执行步骤的数目)的平方:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9 ﹔(2)简化工作是所有成功条件的共同特质,工作愈简化,愈不会出问题 良好的人际沟通与授权 工作时间中大约有75% 的时间是花在与人沟通上,在世界上最浪费时间的,就是不良的人际关系;在职业生活中您是否成功,决定于您如何有效地与别人沟通;每一次沟通的破裂,都发生于意见表达不明确 不良授权是浪费时间的主要因素,要将可能交办出去的工作授权出来。要教导您的部属,如何做您所交办的工作,并向外界争取所需的资源与协助 如何成为上司的得力助手 时间管理 方法 意愿 用心 决心 时间管理结语 清明神定 气定神闲 游刃有余 举重若轻 NO 1 交 流 时 间 Page * of 51 時間管理 时 间 管 理

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