公文写作基础知识.ppt

（二）函写作应注意的事项 1、函的内容要及集中 一函一事，不旁及其他，以便受文单位理解和处理。 2、行文简洁、明快 函的语言无论是叙述、说明、议论，都要达到言简意赅的目的。 3、语气要谦和得体 语气要谦和委婉、礼貌得体，忌用命令性的语气。 机关、团体、单位或个人，把过去一定阶段内的工作、学习或思想情况加以回顾，进行分析，作出判断，以便肯定成绩和经验，发现缺点和问题，明确前进方向，更好地指导今后的实践，这个认识过程叫总结。反映这个认识过程的文书也叫“总结”，又称“总结报告”、“小结”、“回顾”等。 按性质分，有全面总结、专题总结和小结。 按时间分，有月份总结、季度总结、阶段总结、年度总结、多年总结等。 按内容分，有工作总结、学习总结、生产总结、会议总结、事故总结等。 按范围分，有个人总结、单位总结、部门总结、地区总结、系统总结等。 按形式分，有文件式总结和条文式总结。 一般常见的写作基本类型有综合性总结和专题性总结，以及小结。 若对本单位、本部门在一定时期内的整个工作状况进行综合概括和全面反映，常使用综合性总结，又叫做全面总结。这类总结一般具有定期性，如年度总结、季度总结等。 若是对某一方面的工作或工作中的某一问题作单项总结，则用专题性总结。它侧重于总结经验，具体阐述工作做法、工作效果以及认识体会，所以又称经验总结。 小结，又称简洁。这类总结较为简单、短小，适用于那些内容比较单纯、情况比较简单、时间较为短促、范围比较狭小的事情。如一个单位某项工作的简要小结、班组工作小结、个人学习小结，等等。 （一）总结的结构 1、标题 （1）单标题：有公文式标题和文章式标题。 公文式标题：构成形式是“单位名称+时限+总结内容+文种” 文章式标题：一般直接标明总结的基本观点，常用于专题总结，特别是专题经验总结，可以用设问、叙述或点题的形式把中心思想(主要经验、主要观点、基本教训)鲜明地揭示出来，以利于读者抓住中心。 （2）双标题：同时使用文章式标题和公文式标题。一般正题用文章式标题，点明总结的基本观点或基本经验；副题采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容、文种。 2、正文 （1）前言 正文的开头。一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主题内容的展开作必要的铺垫。 （2）主体 总结的核心部分，内容包括做法和体会、成绩和问题、经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法，以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。 总结主体的结构，主要采用逻辑结构形式。全面性总结根据过去一段时间工作中的成绩与缺点或者经验与教训的内在联系去组织材料；专题性总结总是以经验为轴心，从几条经验或一条经验的几个方面出发去组织材料。 （3）结尾：可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后的努力方向或改进意见，也可以不要结尾段，主体收尾，全文结束。总之，不要用空洞的套话去收束全文。 3、落款 署名和时间两项。 （二）总结的写作注意事项 1、实事求是，切忌“假、大、空” 2、突出重点，切忌“流水账” 首先要明确总结的目的，目的明确了，就可以缩小范围，有的放矢。同时，要围绕中心，把各类问题和材料按照一定的逻辑顺序安排结构，并联系社会实际予以比较，通过比较，突出中心问题，总结的重点也就突出了。 3、探索新经验，解决新问题，切忌“新壶盛旧酒” 4、语言精确，切忌含糊、笼统、浮泛 不能使用溢美之词，夸张、粉饰事实，也不能过多地使用“一般情况下”、“一定的”、“大体上”、“比较”、“大概”、“基本上”、“较为”等笼统的词语。 为使会议的决议能在会后得到很好的贯彻和执行，并作为日后检查执行情况的根据，就有必要把会议的内容具体记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。 （一）会议记录的构成 1.标题 包括举行会议的单位、会议名称。 2.会议组织情况 包括举行会议的时间、地点、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。 3.会议进行情况 （1）会议主持人的启示性讲话或大会的宗旨报告。这部分要着重记录。 （2）与会者的各种发言，这部分根据会议内容、性质、目的，采取详记或略记的方法。有争议的问题要详记。 （3）会议的决定、决议和会议主持人的总结。这部分内容要力求详尽、准确地记录。 （二）写作要求 1.真实、准确 无论是发言还是决议，凡是记下的都必须符合原意，不得任意增减或改变，不许夹杂记录者的个人意见。 2.内容要完整 3.细心了解会议的内容和其他情况，提前做好记录准备。 4.要尽量保持讲话人的语言风格。 会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及一定的事项，经过摘要整理的，需要贯彻执