秘书学第三章答案.doc

第三章 、办公室实务 一、秘书环境 二、办公室值班与上下班 三、办公室接打电话 一、秘书环境 （一）、秘书客观环境的构成（因素） 1、工作地点（办公人员处理公务的专用房间） 2、工作人员（承担一定公务职责的办公人员） 3、物质条件（为完成公务职责而配置的办公用具） 4、工作空间（办公人员在工作时肢体能自如活动的范围 ） 5、工作制度（为确保正常工作秩序而制定的一系列工作、行为准则） （二）、秘书客观环境的布置 1、布置种类(开放程度/封闭程度）a、封闭式b、半封闭式c、开放式 2、布置原则 a、科学合理 b、方便舒适 c、整齐清洁 二、办公室值班与上下班 （一）、广义值班与狭义值班 （二）、 值班工作的任务 1、保持信息渠道的畅通 a、认真接听、处理每一个电话 b、及时收纳、传递往来文书、报刊、邮电 c、做好来客来访的接待工作 2、处理临时发生的事件 3、做好安全保卫工作 （三）、值班要求和注意事项 1、按时就班，坚守岗位 （按时＝准时 ？） 2、认真负责，礼貌待人 （“能”与“不能”） 3、完善物质配备和制度建设 （1）、物质建设（…） （2）、制度建设（…） （四）、上下班注意事项 1、做好准备，提前上班 （1）、上班前的多方面充足准备 （2）、提前15分钟到达办公室 2、下班检查 （1）、不能急于离去或提前下班 （2）、琐碎事务的处理（自觉性） 三、办公室接打电话 （一）、接听电话 1、接电话要快 2、对方指名要找某人，而该人不在或不便 3、对方拨错了号码 4、熟悉的联系者来电（转换方式） 5、转请他人接听 6、辅助事项 7、需要回复和后续处理的电话 8、误解及不同意见的应对 9、结束通话前的征询 （二）、打出电话 （1）、 打出电话之前应做好准备 a、精神 （？） b、物质 （2）、电话拨通后…… a、问候 b、两种方式的切入（…） c、中途“受挫”（…） （3）、叙话要清楚、准确，中音中速 （4）、提出要求或请求的注意事项 第四章 、会务工作 一、什么是会议？（概念）二会议的类型 三、会务工作的程序 一、什么是会议？（概念） （一）、广义会议 “议事以制，政乃不迷”——最早记载《尚书·周官》 “三人成会”——民间俗语 （二）、狭义会议 主要指党政领导机关或企事业、团体等机构召开的各种会议，这些会议是用以发挥集体智慧，互通情况，交流经验，统一认识，研究工作，进行决策，推动事业发展的一种工作方式。通常由秘书部门负责筹备，或单独建立会议的秘书机构去筹备。 二、会议的类型 （一）、按照会议的规模划分 小、中、大、特、型会议 （二）、按照会议的内容和性质划 1 、代表会议 2、决策会议 3、协作会议4、专业会议 5、纪念会议 6群众大会 7、外事会议 8、公关会议 9、座谈及对话会 三、会务工作的程序 （秘书三大工作内容：办文、办会、办事） （工作程序：从筹备到善后的一系列具体工作） （一）、会前各项会务准备工作（二）、会中秘书工（三）、会后秘书工作 （一）、会前各项会务准备工作 2、确定会议步骤 议程：对已 确定的议题列出发言或讨论的先后顺序， 应简明概略，冠以序号将其清晰地表达出来。 安排议程需注意： （1）、宜讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系，互不联系的问题同时拿到会议上 （2）、按轻重缓急程度、重要的、紧急的问题先讨论，（为重要问题的讨论留足时间） （3）、保密性较强的问题置后，便于退席或晚到 3、准备会议材料 （会议材料是议题的物质基础 ）在会议召开前，秘书 人员应根据领导的授意或议题，通过调查研究，搜集以 下会议材料： （1）、与会议议题有关的各种统计资料 （2）、有关各方对会议的意见、建议和要求 （3）、与会议有关的各种背景材料 （所有会议材料集中后，应进行筛选和归类整理……） 4、准备会议文书 （此项工作包括起草、印制和分发三个环节） （1）、为领导撰写或协助领导起草开幕词、讲话稿、 工作报告和决议草案等等 （2）、 组织好有关单位、部门或个人的发言文稿 （3）、印制和统一封装后，分发到与会人员手中（所有会议文书集中后，应进行筛选和归类整理……） （4）、分发文件材料和文书材料 会议中所需要的文件材料，会议秘书人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式： 会前分发 ：可以在与会者进入会场时，由会议秘书人员在会场入口处分 发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会