秘书课教案2—第一章(一).doc

章（或节）、单元名称 第一章 会议管理 第一节 会前筹备 课程类别 公选课 学时分配 3学时 教学方法 讲授法 教学手段 教学 目标 通过对本节内容的学习，使学习者能够进一步了解会前筹备期间秘书应完成的工作，例如，拟订会议议程、日程，提供会议会议地点备选方案，布置会场和安排座次，发布会议信息，安排会议食宿，邀请嘉宾，准备会议资料，会议用品，安排会议礼仪服务，检查会议常用视听设备是否正常等，从而进一步掌握会议筹备的内容与方法。 教学 基本 内容 拟订会议议程、日程 提供会议地点的备选方案 布置会场和安排座次 发布会议信息 安排会议食宿 邀请会议嘉宾 准备会议资料、会议用品 安排会议礼仪服务 检查会议常用视听设备是否正常 教学 重点 难点 拟订会议议程、日程 布置会场和安排座次 发布会议信息 准备会议资料、会议用品 讨论题 思考题 作业题 具体讨论和思考题目见教案 作业：拟写一份会议请柬 参考 资料 小结 预习内容及要求 教 学 过 程 第一章 会议管理 章首概说： 本章的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3部分组成，是对五级内容的补充与深化。对于秘书人员而言，会务管理是主要工作之一，通过对本章的学习，使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。 第一节会前筹备 一、拟订会议议程、日程 （一）相关知识 1．会议议程的内容 会议议程是为完成议题而作出的顺序计划。 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。 2．会议日程的内容 根据议程逐日作出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3．会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 （二）工作程序 1．会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的时间 （3）确定每一项议程： （4）决定会议讨论形式 （5）决定会议决策的方式 案例讨论：《英豪公司销售团队会议议程表》存在问题，并重新设计。（详见P2） 点评：该会议议程表有3个问题： （1）未注明参加此次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围，例如：确定销售二部的经理人选。 （2）议程的顺序不当。应将重要的，具有保密内容的议程放在最后。 （3）部分程序表达不清，例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部经理关于加强内部沟通的典型经验发言”。 2．会议日程的编制方法 （1）应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对议程顺序的明确规定。 （2）明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。 （3）宣布议程，说明有关此次会议事务性的内容。 （4）集中安排同类问题，便于讨论和人员到会和退席。 （5）保密性较强的议题，一般放在后面。 （三）注意事项 1．会议议程和日程的区别 议程：对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，会前发给与会者。 日程：会议在一定时间内的具体安排。多采用表格式，以天为单位，分为上午、下午、晚上3个时段。 二者功能不同，议程一般不变，日程的时间地点人员等可随情况做相应调整。 二、提供会议地点的备选方案 （一）相关知识 1．会议地点选择的要求：（综合考虑各种因素，选择恰当的会议地点） （1）交通便利、（2）会场大小应与会议规模相符、（3）场地要有良好的设备配置、（4）场地应不受外界干扰、（5）选择会议地点应考虑有无停车场所、（6）场地租借的成本必须合理。 2．会议酒店的类型划分： 按类型划分：1）商务型酒店、2）度假型酒店； 按地点划分：1）位于市中心、2）位于市郊。 （二）如何选择会议地点 1．考虑会议目的与形态 2．考虑实质上的需求和与会者的期望 3．列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 清单包括：1）所在地区情况，2）会场的环境，3）会议地点的设施。 4．对会议地点进行确认 核对会场：1）检查考虑中的全部会议室或场地，2）随意抽查房间设备，3）检查会议登记部门、管理服务部门以及其他后勤所在地，4）检查膳食供应，5）如被指定房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况，6）检查服务项目、营业时间，了解社交与娱乐活动的费用，7）了解交通及停车设施。 5．签订书面合同 合同或协议包括：1）确定全部会议场地使用时间，2）确定保证的客房间数和与会者来去日期，3）确定由旅馆提供的商品和服务，4）说明特殊设备安装或改装所需服务和开支情况，5）确定预定和开票手续，6）列明应向参加者个人直接收取的费用，7）指定可以取消预