总经理办公室秘书岗位说明书.docVIP

岗位说明书 基 本 信 息 岗位名称 总经理办公室秘书 岗位编号 直接上级 总经办主任 所属部门 总经理办公室 岗位等级 薪酬标准 直接下属 前台 间接下属 晋升岗位 轮换岗位 无 工作关系 内部关系：董事会、本集团内各单位与各部门 外部关系：政府机构、客户、供应商、合作伙伴、媒体等 职位概要 协助总经理办公司主任和总经理处理日常行政事务、董事会秘书工作，处理相关科技工作。 岗 位 职 责 （一）文件和资料管理 严格按照《文件和资料控制程序》的规定进行文件的收发、归档、传阅、更改、收回和销毁等文件和资料管理工作；严格按照总经理要求把文件放入规定处。（急件可另行处理） （二）网站管理 1、集团公司网站内容核查 2、网站文字、图片、视频的收集、编辑 （三）应接电话 1、严格按照“王办字（99）第038号”《关于规范集团接线员语言的通知》的规定力求在声音、语气、语调和通话内容中充分体现企业的办事效率、精神面貌、管理水平等。并严格依照总经理对应接电话要求，为总经理挡去不必要的通话时间，必要时做好“电话留言便条”。 注：可直接接入总经理办公室的来电： （1）集团内部门经理以上人员。 （2）华丰公司部门经理以上人员。 （3）集团内所有销售人员。 （4）政府部门。（须问清来电意） （5）总经理临时通知的名单。 2、总机的管理，督促前台做好总机的转接工作等。 （四）来访接待 对接待中的语言要求与应接电话一致，力求维护好企业的形象与声誉。严格按照总经理的接待日程安排好对客人的接待，做到就座奉茶，对来访客人的通报秩序同接入电话程序相同。（重要客人可请副总或总经办主任代为接待） （五）定期收集报告和报表等 序号 报告/报表名称 上报部门 上报时间 备注 计划交货机型一览表 总调度室 每半个月 工资表 总经办人事科 每月8日前 提醒 现有工作令一览表 总调度室 每月15日、30日 英雄榜名单 各部门部长 每月月末 经总经理同意后制作 工作令、计划交货一览表 总调度室 每半个月 未完成任务单汇总 秘书 每月底 发送至相关部门 上月工作计划完成情况 各部门部长 月初 秘书 （六）会议安排： 1、安排好每次会议的召开，并做好会议的准备工作。 2、电话通知或书面通知与会的每个成员，并负责会议签到。 3、对重要会议，做好会议纪要，并发放至有关人员。 （七）企业科技工作 1、配合副总经理做好专利申报及专利维护。 2、做好公司新产品的科技项目申报。 3、做好公司高新企业的申报、维护。 4、做好科技局，开发区等部分的科技统计。 （八）其他事项 1、配合总经办主任做好各分子公司及华丰的年检 2、配合总经办主任做好新公司的成立事宜 3、配合总经办主任做好各分子公司及华丰公司的变更事宜 4、做好“工作任务要点提示”的发送、催办、上报、汇总工作。（记录在案） 5、对每份下达的文件执行情况进行查看，并督促完成。 6、做好电子邮件的收发及信息查寻工作。 7、做好华丰对时代导报新闻的投稿工作，并及时增加供应商名录。 8、做好传真件的接收、发送工作，并注意信息的收集及汇报工作。 9、对所有下发文件的执行情况进行督促、提醒工作。如：提醒人事科进行每个月的工资考核，总经办行政科每二个月对食堂的考核等等。 10、及时更新公告栏内容。 11、总经办人事科：请假手续的办理，并做好每月底的考勤统计工作。 12、编写、打印总经理、副总经理、总调度、总经办的文件、通知等。 13、公司名片及内部宣传版面制作的委托联系工作。 14、合同原稿整理打印, 15、ISO9001文件管理。 16、年度员工考评工作。 17、拍摄各机型的产品录像。 18、其他领导交办事项。 工 作 权 限 对网站内容的检查权。 考勤情况的统计、核查权。 对公司管理层下达的任务，总经理办公会议及董事会行程的决议的执行，具有监督权。 科技工作的申报权。 关键绩效指标 工作计划完成率、会议通知及时性、差旅安排及时性、学习能力、工作态度。 任 职 资 格 教育背景 中文、行政管理或文秘类专业大专以上学历 培训方向 接受过管理学、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理等方面的培训 工作经验 一年以上秘书工作经验 任 职 资 格 知识技能 1.能全面领会工作指令和工作要求。 2.能撰写工作计划、总结、报告、指示、会议纪要、发言稿等。 3.思维敏捷，有较强的语言表达能力和公共关系能力，能够大方得体地接待来宾。 4.能独立进行专题调查，并能撰写调查报告。 5.能熟练使用办公软件和办公自动化设备，并进行简单维护。 6.具有一定的英语水平。 个人素质 良好的组织沟通协调能力和团队协作能力 为人诚实可靠、品行端正、具有亲和力 工作细致认真、条理性强 责任心强，能承担挑战性