如何正确使用邮箱.pptx

——让优秀成为习惯 JLLCDPAM 业务组长：刘聪 2015.11 项目管理中心如何正确使用邮箱 2. 关于邮件主题 为什么要邮件沟通 1. 3. 关于称呼和问候 4. 正文 5. 附件 6. 字体 7. 结尾签名 8. 回复技巧 9. 正确区分发送、抄送、密送和转发 10. 关于群发 11. 邮箱管理 让优秀成为习惯——如何使用邮件 2 所谓“细节决定成败”，写邮件，看起来是一件很小的事情，其实里面包含着大学问，体现着一个人良好的职业习惯。如何把邮件写好，最贴切的传情达意，达到最佳的沟通效果？今天，我们将与您分享一篇文章，大家一起来学习一下如何使用邮件，让优秀成为我们的习惯吧！ 为什么要邮件沟通 3 你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，思考清楚了再发邮件，比拍脑袋随口说会更清晰明了、更容易记住，而且也是一个证据，一时想不起来了还可以随时查阅。 向领导汇报工作的时候，如果邮件可以沟通的事情，尽量邮件沟通，因为邮件沟通更利于领导及时处理或集中时间处理，提高工作效率。 书面胜于口头 关于邮件主题 4 1.一定不要空白标题，这是最失礼的； 2.标题要简短，真实概括整个邮件的内容和重要性，比如“王先生收”这种是不可以的。 3.一封信尽可能一个主题，不要谈多个事情，便于分类整理。 4.可适当使用大写字母或特殊符号（如*等）来引起收信人的注意，但一定要适度。 主题是给别人的第一印象，一定要慎重检查！ 关于称呼与问候 5 邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，也明确提醒收信人此邮件是面向他的；多个邮件人是也可以称呼大家，如果对方有职务，应该按职务尊称对方，如**经理”，如果不清楚职务，则通常称为“**先生“，或者**女士”。问候语是称呼换行空两格写。 邮件开头最简单的可以写“您好”或者“你好”，结尾常见的有“祝您顺利”“此致敬礼”等。礼多人不怪，礼貌一些，总是好的。 正文 6 正文简明扼要，行文通顺清晰，多用段落列表，一次交待完整，避免错字别字，合理提示重点，合理利用图表，商务信函慎用:），注意邮件语气； 1 2 对外邮件中使用项目的正式名称，不要使用缩写简称等方式，避免理解偏差； 在邮件书写时注意使用书面语，避免口语化的表达； 3 使用：此、该、其等代词时一定注意前后句之间是否存在理解歧义的情况，如可能出现歧义，尽量不使用代词； 4 附件 7 发送前检查附件是否附在邮件内。 如果带有附件，正文中应提示收件人查看附件。 附件命名要有意义，概括准确。 附件数目不宜超过4个，超过时最好打包压缩。 附件是特殊格式的，要在正文中说明如何打开。 附件过大时，要分割成几小文件分别发送。 字体 8 经研究证明，最适合在线阅读的字号和字体是： 中文：宋体或新宋体，五号字。 英文：Verdana或Arial，10号字。 9 结尾签名 1）结尾的签名是必要的，但是签名信息不宜过多。 2）签名档可以包括的内容有：姓名、职务、公司名称、电话、传真、地址等信息，一般不超过4行。 3）引用一句短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，公司的宣传口号。但是要分清楚收件人与场合，一定要得体。 4）可以在Outlook中设置多个签名档，分场合、分对象使用。 5）签名档字号通常比正文稍小。 10 及时回复，一般的理想回复时间是2小时内。 优先级低的邮件可以集中处理，但是不要超过24小时。 事件复杂，无法及时确切回复的：及时回复“邮件已收到，我们正在处理，一旦有结果会及时回复”等等。记住：及时响应是尊重，哪怕确认已收到。 自动回复：如果正在出差或休假，应该设定自动回复，提示发件人。内容可以包括现在谁负责你的工作，你什么时候回来，紧急事情如何联系到你。 针对性回复：可以将问题抄到回复中，要有必要的阐述。 回复技巧一 回复技巧二 11 回复内容不少于10个字，否则显得很不礼貌。 何时用别的方式沟通：如果收发对方就同一个问题的交流回复超过3次，应采用电话沟通或面谈方式沟通再做判断。如果阅读完一封批示类的邮件需要超过10分钟，那么面对面交流或电话交流会是更经济的方式。 区别单独回复与全部回复：只需一个人单独知道的事情，单独回复即可：对发件人的要求做出结论响应，则要回复全部，让所有相关人都知道：单独讨论的不要re来re去，不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 主动控制邮件的来往：为避免无谓的回复，可以在邮件末尾指明需要给出回复的收件人，或在文末添加以下语句：“全部办妥”，“无需行动”，“仅供参考，无需回复”。 正确区分发送（To），抄送（CC），密送（BCC）和转发（FW） 12 受理邮件中主要内容的，应给出回复响应，正常情况下收件人控制在4人以内，避免工作顺序出现问题； TO： CC： 只需要知道即可，没有义务回复，但是如有建议，可以回复。你的直接主管或者你需要领导