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热烈欢迎 各位领导、老师莅临指导 秘 书 学 第三节 会议的文字工作 复习 请回答下列问题： 1.会议文书可分为哪几类？ 2.会议文书的撰写要求是什么? 答案： 1.答：按照文书不同的性质与作用，大致可分为以下七类： （1）主题性文书 （2）记录性文书 （3）进程性文书 （4）参考性文书 （5）成果性文书 （6）提案信访文书 （7）事务性文书 2.答：会议文书的撰写要求是 （1）遵循一般文书写作要求：写作的受命性、目的的专指性、读者的确定性、写作的集体性、写作的程式化。 （2）注意主题要突出，材料要详实，结构要简练，层次要清晰，文风要朴实，语法要严谨。 （3）要求政策性，文件精神必须与中央的有关方针政策保持一致，必须严格按照领导的意图和要求办事。 （4）要求时效性，必须按会议进程及时撰印供用，不能延时误事。 二、会议文书的撰写 会议文书，既有会前准备的，也有会间及会后撰写的，它形成于会议的全过程。下面介绍几种主要的会议文书的写作要求和写作方法。 （一）会议的议程、日程与程序 1、概念 议程：是指对会议已确定的议题，或者说要解决和处理的问题的先后次序的安排。 日程：围绕会议议程逐日安排所要做的事情。 程序：是会议活动（各种仪式、讲话、发言）的先后顺序。 大型会议的议程、日程、程序必须分清楚；小型会议则将三者合在一起，统称议程。精心安排设计之后，要提交会议领导审定。 2、写作要求 （1）用词准确 。就是使人一看就懂，不能产生疑问。 （2）行文简练 。就是要用尽可能少的文字，表达最丰富最复杂的内容。就是把要写的话进行提炼、概括，将可有可无的字、词、句尽量删去，做到言简意赅。 例1-1： 例1-2： 例1-3： 例： XXXX会议日程表 （二）会议通知 1.概念和作用 会议通知：是会议的主办单位会前发给参加会议的单位或个人，告知其会议时间、地点、议题等的书面文件。 作用：请与会单位或个人提前做好准备，以免贻误工作。 2.形式和内容 形式：书面通知、口头通知（电话通知） 书面通知：庄重严肃，备忘性好，适用于参加人数较多和比较重要的会议。 内容：交代清楚会名、起止时间、地点、参加人员范围、筹办会议单位或联系人、入场凭证等。 写作要求：明确、简明、具体。 例2-1： 例2-2： 口头通知或电话通知：适用于本单位或本部门比较紧急、人数较少的会议。 口头通知：只需写一份通知，下写与会者姓名，逐个送阅签知。 电话通知：应作记录，记下通知日期、承办人姓名、对方接话人姓名、以备查考。 例2-3: XX会议通知 经研究，定于XX年X月X日X时在X会议室召开XX会议，请通知下列单位（人员）参加。 审签人: 年 月 日 例2-4： 电话通知记录 年 月 日 跨地区会议：一般发两次通知。 第一次是预定性通知，应提前至少两倍往返邮程的时间寄出。 要求：简要地写明会议内容、时间、地点及要求，要附寄《与会者登记表》作为回执，要求对方在限期内给予明确答复。 第二次通知即正式通知，接到肯定参加的回执后再寄。 也可用电话和与会单位或与会者联系，这种方式快捷简便。 例2-5: 与会者登记表 例2-6: 附件： 会议通知发出时，信封上应盖上“会议通知”的标记，以提醒对方收发人员及时将通知送到收件人手中。 (一般标在信封正面的右上角) 这节课的主要内容： 二、会议文书的撰写 （一）会议的议程、日程与程序 1、概念 议程：是指对会议已确定的议题，或者说要解决和处理的问题的先后次序的安排。 日程：围绕会议议程逐日安排所要做的事情。 程序：是会议活动（各种仪式、讲话、发言）的先后顺序。 大型会议的议程、日程、程序必须分清楚；小型会议则将三者合在一起，统称议程。精心安排设计之后要提交会议领导审定。 2、写作要求 （1）用词准确 。就是使人一看就懂，不能产生疑问。 （2）行文简练 。就是要用尽可能少的文字，表达最丰富最复 杂的内容。 （二）会议通知 1.概念和作用 会议通知：是会议的主办单位会前发给参加会议的单位或个 人， 告知其会议时间、地点、议题等的书面文件。