电子文件归档及移交.ppt

电子文件归档与移交 德宏州档案局 杨洋 2010年6月22日 一、收集电子文件的意义 二、电子文件归档的相关法律法规 三、电子文件归档与移交的要求 四、注意事项 一、收集电子文件的意义 我个人认为，收集电子文件的意义至少有两点：一是科学发展进步的需要；二是档案工作发展形势的必然。 当今世界，科学技术突飞猛进，日新月异，以电子计算机为主的电子设备已深深渗透到我们工作的各个方面，大大提高了我们的工作效率。我们在工作中也形成了大量的具有保存价值的电子数据。 毫不跨张的讲：离开了电子计算机等电子设备，机关日常工作就很难展开。 2003年7月13日，时任中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对《国家档案局关于发布〈电子公文归档管理暂行办法〉的请示》作出重要批示时指出：“电子公文的归档与管理、档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。在当前信息技术手段层出不穷和机读数据大量出现的形势下，制定这一办法，对电子公文的归档管理进行相应规范很有必要，这对于促进全国的办公自动化和档案信息化工作具有指导意义。 二、电子文件归档的相关法律法规 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。 2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，国家档案局令第6号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》，自2003年9月1日起施行。 省档案局、省政府信息化工作办公室制发了《云南省电子公文归档管理暂行办法》经省人民政府同意，于2004年12月25日，以省政府办公厅红头文件（云政办发﹝2004﹞251号）转发。 州档案局结合我州电子文件归档与管理工作实际，于2007年8月16日制发了《德宏州档案馆、州直各机关电子档案管理办法》（德档发﹝2007﹞44号）。 2010年6月7日，州委办公室、州政府办公室印发了《关于贯彻〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（德办通〔2010〕48号）。 《德宏州档案局关于电子文件移交进馆的通知》 （德档发﹝2010﹞44号）。 三、电子文件归档与移交的要求 我们首先先来认清4个问题： 什么是档案？ 什么是电子文件？ 什么是电子公文？ 为什么要采用DVD光盘？ 什么是档案？ 《档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的出台，又将档案的内容和形式进行了提升。现在所指的档案不再是只有过去的纸质、实物档案等形式了。具有保存价值的数字形式的文件也被提升为档案，与纸质、实物档案同等重要。 什么是电子文件？ 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）里的定义为：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 例如：大家常用Word撰写、制作红头文件时形成的电子文件；用Excel制作的电子表格，用数码相机拍的数码照片，数码摄影机拍摄的视频等等，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 什么是电子公文？ 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》里指出：电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。 例如：现阶段我州启用的电子公文处理系统上处理的具有规定格式的公文。大家要注意，这里讲的可不仅仅是指红头文件，包括其他具有规范格式的公文的电子数据。 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 为什么要采用DVD光盘作为存储介质？ 一是存储技术相对较成熟。DVD的全称，在诞生之初是Digital Video Disc（数字视频光盘），目前则称为“Digital Versatile Disc”，即“数字多用途光盘”，是CD/LD/VCD/EVD的后继产品。DVD从1994年下半年提出初步规格到1996年年初样机的出现只用了一年多的时间，可谓发展迅速，是业界公认的新一代标准的存储技术。而且，计算机业对其做出的反应也十分积极。 二是容量大。常用的DVD光盘盘片直径120MM，厚度0.6MM/面，理论容量为4.7GB，实际容量大概为4.37GB左右。 三是安全性。我们要求采用DVD-R的，只能一次刻录成型，即第一次刻完后弹出光盘，如果以后再插入光盘进行再次的追加刻录，那就会发现光盘原先的剩余空间已经不见了，这要求使用这种光盘刻录时，一定要事先准备好所有要刻录的文件，一次性刻录搞定！ 接下来我还要让大家搞清楚两