1高校行政办公人员的基本素质1.docVIP

1 高校行政办公人员的基本素质1.1 在道德层面上行政人员必备的基本素质 一名普通办公室行政人员的工作主要是协助办公室主任及行政院长完成学院的一些具体的事务性工作。这些工作大多可以用“繁琐”一词来概况，例如： ? 　　办公电话的接听、接待来访人员的咨询、办公用品的采买、学院通知的传达、学院教师的一些福利核算、医药费的报销、学生档案的整理、教师住房档案的整理等等。这些细小的事情哪一件都算不上重大，可是哪一件又都十分重要，因为正是这些小事情细细密密地组成了行政工作，也正是这些小事情编织成了老师和学生的日常生活。基于对这些认识，并根据亲身体会和总结，笔者认为，认真对待工作，热情对待服务对象，这是行政人员必须坚守的工作原则。认真、耐心、热情、真诚，这是几个非常常见的词汇，可是当你仔细揣摩、用心思考、努力实践之后，你会发现这是几个看似普通实则不普通的词语，这几个词充满了魅力，这几个词通向快乐、甚至可以毫不过分的说，这几个词能引领出全社会的文明与和谐。 ? 　　对于高校行政工作岗位，我认为在形式上是归属行政，可在本质上应该具有一种服务的内核，为领导、为教师、为学生、为所有走进办公室的人员服务。而在服务的过程中，仔细和认真当然是最基本的，因为行政人员的一点小小疏忽就会给老师和学生带来很大的麻烦，比如报税时一个数字的误写，老师的收入就会因此受到影响。比如回答学生的咨询，如果说得不够详细甚至传达出的是错误的信息，那么就可能会影响和耽误一些事情。当然，这只是很小的两个小例子，而且这些错误的反馈可能不会非常迅速和明显，可是从这些小事情慢慢传递出的信息具有相当的负面效果，受到影响的人会因此逐渐改变对高校行政人员的看法，不信任的态度也会渐渐增强，高校办公室工作人员不认真不负责的名声会逐渐渗入社会，学校的声誉因此会受到影响，考生报考时也许就会有个声音传出“据说，那个学校怎样怎样”，也许有人说，这么分析是否显得多虑了，我却认为，更严重的后果还有，人们会继续说，连高等学府都是这样，这个社会真的是世风日下、道德缺失严重。由此一来，我们全社会都在倡导的和谐与文明实在是难以找寻，让人对未来失去信心。 ? 　　还有一件令笔者印象很深刻的事，曾经有位韩国留学生非常不解而且带着些许气愤的问我，为什么在中国那些售卖窗口的服务员找钱给他的时候常常是单手甩给他，而不是向他们国家那样双手递给他，他们很生气吗？只是这样一个小小的动作，可是带给别人的不愉悦感受就会那么强烈，甚至引发一名外国人对我们整个国民素质的质疑，见微知著，我想这值得我们反思。还有件让我非常难忘的事情，我去学校办公楼某个办公室询问事情，刚推开门，里边的老师首先对我露出了和善的笑容，那笑容太温暖了，让人倍感亲切，甚至让我觉得这位老师似曾相识，当时我对那个部门的好感与信任马上就上升了一个等级，我相信这种感觉与反应应该不会是我自己才有，应该是我们大家的一种共通的感受。有了这些经历之后，我更加坚定地认为，对待走进办公室里的人要热情、真诚，这应该是行政办公人员努力做到的另一个准则。想想高校的大学老师们，他们的时间比较自由，经常都在各忙各的事情，独来独往的时候居多。但既然人是一种群居动物，那么大学老师也希望自己有一种归属感，大学老师同样需要找到和自己类似的一群人经常交流联络，这就是为什么在课前课后，老师们常常会到学院办公室里随便聊聊的原因。作为办公室人员如果能帮助老师们营造出一片轻松愉悦的氛围，那么对老师们因工作而产生的紧张心理的调适和愉悦心情的保持都会起到一定的正面影响，同时也能增进老师之间的友谊、增强学院内部的凝聚力，况且这同样也是令行政人员非常快乐的事情，大家何乐而不为呢。同样，对走进办公室的学生以及外来人员，如果行政人员能够把微笑挂在脸上，让真诚焕发出光彩，用心帮他们解决问题，那样，每个从办公室走出的人都会带走一份温暖、一份满意，而且他们那种愉悦将继续在他们的圈子里流转，最终会散播的越来越远，这的确也是一件惠泽久远的好事，我相信这也一定会为我们社会的文明与和谐做出贡献。 ? 　　1.2 高校行政人员业务能力的培养 办公室工作随着时代的发展与进步也逐渐走上正轨，成为一项专业性很强的工作，人员的业务能力也需要与时俱进，逐步提高。作为一个综合性的部门，办公室人员至少要在以下几个方面努力提高自己的业务水平。一是公文写作能力。了解不同类型的公文格式，掌握一定的公文写作技巧，能比较熟练地进行公文写作，这是对一名合格的办公室行政人员的基本要求。二是档案管理能力。收发各类文件和平时工作中材料的积累是学院办公室工作任务之一。各类上级来文和下发文件都需要及时分门别类，进行归档整理，以方便需要时查阅。同时，学院的有关材料，如历年学院的获奖情况、学院的个人奖惩情况等，办公室行政人员都要及时了解信息，要做到合理取舍，进行归档整理。三是公关礼仪