合同管理需求说明.docxVIP

合同管理系统需求说明书项目名称合同管理系统编制单位编制日期2016年6月3日目录1项目背景31.1文档管理困难31.2进度控制困难31.3信息汇总困难32项目目标33项目需求43．1需求分析43.1.1使用对象43.1.2 实现目标53.2主要业务需求63.2.1项目概览63.2.2项目管理83.2.3合同管理113.2.4系统管理144限制及非功能性要求174.1扩展性要求174.2维护要求174.3安全性174.5可靠性181项目背景长期以来采用手工管理合同，由于涉及的部门较多，需要管理的合同也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行效率不高，费时费力等问题。具体表现在如下方面：1.1文档管理困难传统纸质合同与电子版合同共存，对于不同的人员需要阅读参考合同时存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间去查找。 1.2进度控制困难由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，同样存在障碍。 1.3信息汇总困难采用手工或电子文档管理时，由于不同部门的文本及数据格式不统一，采集也不能够及时，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，导致领导的决策时间有一定的影响。 2项目目标合同管理系统就结合国内各行业管理合同的特点，量身定做合同管理系统主要完成以下项目目标 建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。 围绕项目概览、项目管理、合同管理、人员/部门管理、系统管理、建立有关的工作业务流程的管理平台。用户对已生效的合同信息进行查询、统计分析、合同收/付,建立相关的信息查询平台。 针对不同的角色,根据业务情况进行管理控制及权限配置，为企业单位员工与领导、总部与分支机构、各业务部门之间的协同业务工作平台。3项目需求合同管理涉及到合同的多个方面，项目概览、项目信息、合同信息、客户信息、合同收付款信息、合同人员及涉及的部门信息等等。根据这些信息完成以下合同管理的日常业务。系统模块结构图3．1需求分析3.1.1使用对象本系统涵盖了项目概览、项目管理以及合同信息是公司多部门协作共同完成。根据不同的业务模块，各部门负责信息维护与业务流程跟进。项目信息则由公司工程部门负责用户信息的录入与维护，合同管理则由业务部门、财务部门及相关领导审批等共同协作完成合同的录入、合同时间、合同审核及审批，收付款项的监控等等。系统管理则由系统管理员负责，包括系统用户信息、权限配置、系统运行、人员维护等等。3.1.2 实现目标规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度。系统通过对不同人员设置不同的用户权限，定义不同用户的系统功能，从而规范合同管理过程中各个阶段，各岗位的职能，避免业务处理时责任不明确的现象；让每个阶段的工作目标明确及用户能够各司其责，杜绝人为干预的现象。系统中工作流的定义，使得合同管理业务流程更加合理化、信息化、科学化。 对合同的执行情况做到动态控制，系统存储与合同相关的所有数据，通过各种功能的设置，从合同的录入开始，系统便对合同执行情况进行监控、监督。并与合同的实际完成情况进行对比，对合同的进度进行跟踪。例如：随时查看已生效和即将结束的合同，提醒用户下一步的操作，并可以检查合同执行过程中应收应付款合同项目的日期是否已到期，如果到期，则提醒用户收、付款项或者提示用户合同已到期，既而采取必要的解决办法，最大限度的减少企业的损失。提高工作效率，降低管理成本。业务人员可方便地进行业务操作、合同资料的查阅、信息的录入及相关业务进展查询、接收业务指令等各种日常业务处理。领导人可方便地进行各种业务查询、事务审批及审核等。使各级人员摆脱原有手工操作的束缚，很大程度上提了高工作效率，使得将更多的时间和精力钻研业务成为可能。总之系统实现了合同管理的信息化、科学化，从而减少了公司的人力、物力的付出，进一步降低公司的管理成本。为领导决策提供准确及时广泛的合同及相关利用信息，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，及工程的施工进度，方便生成各种数据报表或图表，同时系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的数据，有利于领导做决策。3.2主要业务需求系统替代了手工繁琐的统计过程，系统分为项目概览、项目管理、合同管理、人员与部门管理、系统管理五个模块构成。相应代表公司各部门工作职责，需要各部门相互协作才能对整个合同管理系统进行运作。示意图如下3.2.1项目概览项目概览，主要是对合同信息的查看与管理，体现主合同与