MailCloud邮件归档备份服务.PDF

MailCloud 郵件歸檔備份服務 完整備份輕鬆調閱 彈指間完成法規遵循 企業運作必不可少的對外溝通工具非電子郵件莫屬 ！電子郵件亦為企業間資料傳輸、溝 通資訊最為便利有效的方式。舉例而言 ，口頭上已有共識時 ，工作上仍習慣要求對方 「請你再發個 mail 出來！」此一潛規則就是利用電子郵件本身具有書面紀錄與證據的 特性 。 然而，企業每天產出數百到數萬封不等的電子郵件往返，資料交換量之大，若沒有一套 完善 、便利的「電子郵件歸檔備份」系統，光是備份巨量的郵件就得耗費不少資源與人 力來管理 ；同時 ，如何能在有需要調閱資料時快速 、精準從龐大的資料中找出所需的資 訊 ，也成為管理者與 IT 人員的挑戰。  MailCloud 郵件歸檔備份服務運作方式，是在信件一經過郵件主機處理，就立即自動 備份至另一系統歸檔待查，不受郵件主機刪除或收下信件所影響 。 內建網擎資訊 Openfind 優異強大的搜尋引擎核心 ，不但支援超過 50 種以上格式郵 件附檔的全文搜尋 ，查詢效率更高達千萬封信件只要數秒鐘 。 網擎資訊以卓越的軟體服務 高規格滿足日本客戶郵件歸檔備份需求 早在2008 年日本政府即推動日本版沙賓法案，規定上市公司必須保留 5 年份郵件隨時 進行調閱 ，郵件管理已成為日本企業防止資訊外洩、遵循法規的重要步驟，日本企業近 年導入電子郵件歸檔之比例已大幅提升。 依據2009 年富士總研的市場報告顯示 ：日本各郵件歸檔廠商 中，Openfind 的郵件歸檔份產品 MailBase 連續2 年穩居市 佔率第2 ，目前使用MailBase 的客戶已超過200 家，其中有 超過6 成以上的客戶群是製造業及服務業，其中又以千人以上 規模的中大型企業為主 。 (註：MailCloud 郵件歸檔備份服務提供給客戶的即是 MailBase 軟體系統) 1 MailCloud 郵件歸檔備份服務 主要功能特色 滴水不漏 、進出郵件全都備 (包含 inbound / outbound / internal mail) 資料調閱搭配組織的權限做控管。例： 基層員工只能查自己的郵件，部門主 管可查詢範圍為所轄成員 ，而總經理 則可調閱全公司每個人的郵件 提供全文檢索暨時間範圍與時區等多 重資料篩選 查詢結果可供匯出，可用於誤刪或遺 失郵件時進行郵件復原的工作 提供個人信匣功能 ，無需輸入查詢條件 即可依時間序瀏覽所有個人信件 更多功能介紹，請參考網頁： .tw/intro_mb_feature.html 政府將於 100 年 11 月25 日公告新版個資法施行細則。在新版個資法的規範下，一旦 企業違法收集或使用個資，可能遭團體訴訟求償，最高求償金額高達2 億元 ，公司負責 人還得面臨五年以下的有期徒刑 ；這些都是個資法施行以後，企業立刻要面對的問題。 因為電子郵件在企業營運上扮演了極為重要的角色，且 導入快速．省麻煩 電子郵件不僅流通著企業營運的重要資訊或機密 ，也蘊 方便快捷．易管理 含大量個資，所以電子郵件的歸檔備份作業 ，就成為因 系統易用．輕鬆上手 應個資法的最佳捷徑。 在法令的要求下，企業的首要任務應盡快選擇一個符合政府法令規定的郵件管理系統， 又能兼具如上特性的郵件備份管理工具 。如此一來，不但管理者省事、使用者方便，也 同時達成了完備法規遵循的一大里程埤 。 個資相關媒體報導： 《個資法總動員從郵件歸檔做起(上)》 網路資訊, 2011.3.14 《個資法總動員從郵件歸檔做起(下)》 網路資訊, 2011.4.11 《中小企業的個人資料保護之道》iThome , 2010.9.28 2