《办公室管理》第3讲8~10章框架.docVIP

第八章办公室文书管理与服务 文书定义 办公室文书管理与服务的任务和地位 办公室文书管理与服务的任务 文书的创制和处理，在办公室日常工作中占有相当大的比重，是办公室工作管理不可缺少的组成部分。 包括：文书创制、文书处理、文书管理 办公室文书管理与服务的地位 办公室文书管理与服务是实现管理职能的必要前提 文书处理是国家档案事业的基础 文书处理程序与方法 文书处理：定义，三方面， 收文处理程序（定义和注意事项） 发文处理程序（定义和注意事项） 办毕文书的管理，处置（清退（定义，退什么，怎么退）、销毁（4种方式，必须履行审批手续）、暂存（定义）、立卷归档（定义，5阶段）。 第三节文书立卷范围与步骤 文书立卷（定义，范围，组织形式（3种）） 收集与归卷（机关归卷具体做法4步，P159） 归卷后调整，检查时注意问题4 系统整理与编目（文件整理法） 第四节文件的保管与利用 指定文件保管方案的主要内容5点162 文件保护措施 计算机化检索系统定义 第五节办公室文书撰写一般知识 公文，定义 公文撰写前的准备5 公文撰写基本原则6 格式要求：文头格式6，正文格式6，（文尾格式3，用纸格式2，主题词） 社交礼仪文书撰写基本奥球 第六节文书复制技术与服务 最早提出静电复印机原理的是1938年美国人卡尔森 数字是复印机是80年代发展起来的新一代复印机 第七节文书所谓照相服务 第九章办公室通讯服务管理 现代办公室工作的主要的实质性的任务就是信息服务工作。 办公室信息通讯服务范围 办公室信息分类（按功用划分，按载体划分，按信息来源划分，按信息传递方向划分） 行政办公室信息服务范围4，办公室信息服务工作范围3 办公室通讯联系服务 办公室联系形式：口头、书面、人机自动化 口头练习实际上应该是双向的，又叫人际沟通 书面联系是办公室联系的核心，是办公信息传递的主要方式 办公室书面通讯与文字处理 办公文字处理系统，即是办公人员利用文字处理机进行制发文件的系统 文字处理系统是由人、机器设备和程序三种要素构成的，而人是首要的条件 Wps、word系统的主要功能-_-||| 办公室邮递业务管理 收件序列 发件序列 内部邮件序列 对收到的邮件一般要求在收件后一小时内送出 第十章现代办公室电子通讯与设备 第一节电子通讯概述 1．电子通讯，是包含所有以有线电和无线电的方法发送和接收声音、文字数字信息和图表等的通讯联络方式，由远程通讯与数据通讯两个系统组成。 2．远程通讯，是利用……来传递信息的电讯系统 3．数据通讯，最突出的特点是，在于电子计算机想谅解的通讯设备之间的数据或信息传递。 4.有线媒体，光导纤维，微波通讯，红外线传送，激光传送（保密程度极高），无线电传送（必须设立电台），卫星通讯 第二节电话与电话系统 1．60年代开始使用几点是自动电话交换机 2.程控电话是从80年代末期开始在国内大城市、大企业安装这种直接受计算机支持和参与的划时代的电话交换系统。 3.长途直拨电话0+长途区号+被呼用户本区号 4.书写电话，是利用普通电话线路，在通话的同时又能传送当时书写的文字或图表，很像真迹传真功能 电子邮政系统 1．1837年开始电子邮政的纪元，主要标志是塞缪尔和英尔斯两人最早使用电报作为通讯的工具。 2．计算机化的邮政系统，主要是由大小网络构成的基本电子邮政系统 3．局域网、广域网 第四节计算机网络通讯系统 如何发送电子邮件-_-||| 第五节传真通讯 传真的主要过程，通过扫描把发送的画面分解成像素，像素即构成图像的元素 第六节数据通讯系统 数据传递，电议 数据通讯系统的构成3